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Procore

Créer des bons de commande

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Objectif

Créer un bon de commande dans l'outil Engagements du projet.

Contexte

Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et adressés à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer un bon de commande et afficher/saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
        OU
      • Autorisations de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet. Le paramètre « Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts » doit également être activé et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».

  • Pour les entreprises utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : desconditions préalables, des exigences, des limitations et des considérations peuvent s'appliquer en fonction du système ERP avec lequel votre compte Procore est intégré. Consultez Éléments à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Dans l'onglet Contrats, cliquez sur le bouton Créer et choisissez Bon de commande dans la liste déroulante.
    Remarque
    • Le bouton Créer est disponible lorsque vous affichez les onglets Contrats et Corbeille. Les nouveaux bons de commande sont toujours ajoutés à l'onglet Contrats.
    • Le bouton Exporter n'est disponible que dans l'onglet Contrats. Pour en savoir plus, voir Exporter une liste d'engagements .
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  3. Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base

Mettez à jour les informations de base comme suit :

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Remarques
  • Il n'y a pas de champs obligatoires lors de l'ajout des informations de base.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans avoir terminé la saisie des données, Procore enregistre le contrat, vous inscrit comme créateur et passe automatiquement son statut sur Ébauche.
  • Numéro de contrat
    Pour numéroter vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive par ordre croissant de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants seront 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les contrats suivants seront PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants seront DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats en utilisant la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque bon de commande. Pour ce faire, écrasez l'entrée existante dans la case Numéroter. Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
      Remarques
  • Entreprise sous-traitante
    Sélectionnez l'entreprise responsable de l'exécution du bon de commande (par exemple, American Construction Co.).
    Remarques :
  •  
  • Titre
    Saisissez un nom descriptif pour le contrat.
    Remarques

Mettre à jour les informations générales

Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :

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  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent :
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
    Remarques
    • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils modifient le statut du bon de commande à « Approuvé » ou « Terminé ».
    • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus métier unique de votre projet
  • Retenue de garantie par défaut
    Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur de l'article, saisissez 10 %.
    Remarques
  • Facturer à
    Entrez les coordonnées professionnelles de la personne qui paie la commande. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l'adresse de facturation sur toutes les factures créées pour cette commande.
  • Assigné à
    Saisissez le nom de la personne assignée au bon de commande.
  • Conditions de paiement
    Entrez les conditions de paiement. Par exemple, Net 30, Net 45, etc.
  • Expédier à
    Entrez les coordonnées de l'entreprise pour la destination de l'envoi. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l'adresse de livraison sur toutes les factures créées pour cette commande. N'oubliez pas que cette adresse peut être différente de l'adresse de facturation. Par exemple, vous pouvez choisir de faire livrer la commande directement sur le chantier ou dans un lieu de stockage hors site.
  • Expédier par
    Entrez la méthode d'expédition de la commande. Par exemple, Air, International, Océan, Camion, Train, etc.
    Remarque
    Le champ « Expédier par » est un champ de texte libre, il vous permet de saisir la méthode d'expédition, le transporteur et/ou le numéro de suivi appropriés pour la commande.
  • Description
    Entrez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte.

Mettre à jour la confidentialité du contrat

L'utilisation du paramètre de confidentialité n'autorise que les administrateurs du projet et les utilisateurs non-administrateurs sélectionnés. Pour modifier les autorisations d'accès du contrat, procédez comme suit :

  1. Cochez ou décochez la case « Privé ». Procore active ce paramètre par défaut. 
  2. Sélectionnez un employé de « l'entreprise sous-traitante » dans la liste déroulante Contact de facturation.

Mettre à jour les dates du contrat

Pour mettre à jour le contrat avec les dates importantes, procédez comme suit :

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Remarques
  • Date de réception du bon de commande signé
    Sélectionnez la date à laquelle le bon de commande exécuté a été reçu.
  • Contrat
    Sélectionnez la date du contrat pour la commande.
  • Livraison
    Sélectionnez la date de livraison prévue ou réelle de la commande.
  • Émis le
    Sélectionnez la date à laquelle la commande a été émise par votre entreprise.

Définir la méthode comptable

La première étape de la mise à jour d'une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable pour le contrat. La méthode que vous choisissez s'applique également à tous les ordres de changement et/ou factures pour ce contrat. La méthode comptable ne peut être modifiée qu'AVANT d'ajouter des postes à une VDC. Procore ne permet PAS de modifier la méthode comptable d'un contrat après l'ajout de postes. 

 Conseils
  • Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et le contrat basé sur les unités/quantités ? Pour plus de détails, voir Comment puis-je définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?
  • La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux événements de changement d'un contrat ? Non. Si vous voulez que votre équipe saisisse les montants unitaires/quantités lors des événements de changement, vous devez cocher la case « Afficher les colonnes Unité de mesure, Qté unitaire des revenus, Coût unitaire des revenus, Qté unitaire ODG approximatif et Coût unitaire ODG approximatif » dans la page Configurer les paramètres du changement. Outil Événements. Voir Configurer les paramètres : Événements de changement.
  • La méthode comptable du contrat est-elle automatiquement appliquée aux ordres de changement et aux factures d'un contrat ? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, Procore génère des ordres de changement et des factures basés sur le montant. De même, un contrat basé sur les unités/quantités produit des ordres de changement et des factures basés sur les unités/quantités.
  • Le fichier d'exportation PDF d'un contrat reflète-t-il la méthode comptable du contrat ? Oui. Si vous choisissez un contrat basé sur le montant, le fichier d'exportation PDF est basé sur le montant. De même, une unité/quantité génère un fichier d'exportation PDF basé sur les unités/quantités. Si vous avez un contrat basé sur le montant et que vous souhaitez inclure des informations sur l'unité/la quantité dans le fichier d'exportation PDF, l' administrateur Procore de votre entreprise doit effectuer une demande de services à l'équipe des solutions personnalisées.
  • Pour modifier la méthode comptable en Unités/quantités, cliquez sur le bouton Changer pour Unités/quantités. 
  • Pour revenir à la méthode comptable basée sur les montants, cliquez sur le bouton Changer être basé sur les montants. 

Mettre à jour la ventilation des coûts

Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la ventilation des coûts du bon de commande :

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur la VDC du bon de commande à tout moment, tant que ce dernier n'a pas le statut « Approuvé ».

Remarque
Si votre équipe de projet a activé le paramètre de configuration « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » dans cet outil, les utilisateurs disposant de l'autorisation utilisateur requise pour Modifier les bons de commande peuvent ajouter des postes à la ventilation des coûts lorsqu'un bon de commande a un statut. Pour obtenir des informations spécifiques sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?

Pour ajouter manuellement des postes individuels à la ventilation des coûts :

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  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n'avez pas encore de postes ». 
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne. 
      Procore crée de nouveaux postes en commençant par le numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans l'ordre numérique. 
  2. Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Ces options s'offrent à vous :
    • Pour attribuer au poste un code budgétaire existant, commencez par saisir un code dans la case Rechercher et sélectionnez le code correspondant dans la liste. 
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire. Ensuite, sélectionnez les éléments de segment pertinents dans la ou les listes déroulantes de manière à correspondre aux exigences du schéma de code budgétaire de votre projet. Enfin, cliquez sur Créer.
  3. Selon la méthode comptable utilisée, suivez les étapes adaptées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant : 
      Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :
      • N°
        Procore saisit automatiquement un numéro de poste dans l'ordre séquentiel.
      • Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ?
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Montant
        Saisissez le montant du coût.
      • Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      • Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      • Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
    • Pour un contrat basé sur les unités/quantités :
      Une VDC basée sur les unités/quantités requiert la saisie de ces données : 
      • N°
        Procore saisit automatiquement un numéro de poste dans l'ordre séquentiel.
      • Poste d'événement de changement
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Qté
        Saisissez le nombre d'unités.
      • UdM
        Entrez l'unité de mesure (UdM).
        Remarque
      • Coût unitaire
        Saisissez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      • Montant restant
        Saisissez le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      • Code fiscal
        Saisissez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
  4. Facultatif : Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire. 
  5. Cliquez sur Enregistrer. 
    Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat. 
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV
  1. Dans la carte Ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Importer une VDC depuis un CSV.

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  2. Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l'une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge. 
      OU
    • Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données des postes existants du budget de votre projet. 
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier modèle au format CSV à l'emplacement de téléchargement de fichiers de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : TBD
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur. 
  4. Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle. 
     Important
    Ne PAS modifier ou réorganiser les en-têtes de colonne dans le fichier modèle. 
  5. Après avoir saisi les données relatives aux postes, veillez à enregistrer les mises à jour de votre fichier au format « Comma Separated Values » (Valeurs séparées par des virgules). 
  6. Rendez-vous à nouveau sur Procore. Dans la section « Fichier CSV », choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Charger un fichier. 
      OU
    • Effectuez un glissé-déposé pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « Fichier CSV ». 
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat principal et les remplacer par les données de votre modèle.
      Remarque
       Si le paramètre de configuration « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l'outil Engagements du projet, l'option « Remplacer les postes existants » est grisée et indisponible une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
  8. Cliquez sur Importer.

Joindre des fichiers

Pour ajouter des pièces jointes au contrat :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers. 
  3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l'emplacement où sont stockés les fichiers à charger. Les options suivantes s'offrent à vous :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir l'explorateur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir. 
    • Photos. Si l'outil Photos est actif sur le projet, choisissez l'emplacement dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
    • Plans. Si l'outil Plans est actif sur le projet, choisissez le secteur dans la liste Sélectionner le secteur, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
    • Formulaires. Si l'outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner le modèle, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
    • Documents. Si l'outil Documents est actif sur le projet, rendez-vous sur le dossier où le ou les fichiers à charger sont stockés, puis mettez-les en surbrillance. 
  4. Cliquez sur Joindre.

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    Un indicateur de progression vous indique le statut d'avancement du téléchargement.
  5. Cliquez sur l'icône (X) Fermer de la boîte de dialogue Joindre des fichiers.  

Enregistrer le contrat

Pour enregistrer le contrat, cliquez sur l'un (1) de ces boutons :

  • Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat et revenir à l'onglet « Général » en mode visualisation. 
    OU
  • Compléter avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour lancer l'intégration Procore + DocuSign® et préparer l'enveloppe pour la signature. Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.
    OU
  • Annuler.