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Procore

Créer une facture en tant que contact de facturation

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Remarque
Si vous disposez de l'ancienne version des factures de sous-traitant, suivez les étapes de la section Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation au lieu de celles ci-dessous.

Objectif

Créer une facture de sous-traitant en tant que contact de facturation après avoir accepté une « invitation à facturer ». 

Contexte

Si vous êtes le contact de facturation désigné pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, l'entreprise pour laquelle vous effectuez un travail crée une période de facturation afin de définir la date de facturation pour la soumission de votre facture. Une fois la période de facturation créée, l'administrateur des factures a la possibilité de vous envoyer un e-mail avec la ligne d'objet« [Nom du projet] : [Nom d'utilisateur] vous a invité(e) à facturer ».Cette invitation est un rappel de courtoisie pour vous aider à créer et soumettre votre facture avant la date d'échéance. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une facture de sous-traitant en réponse à une « invitation à facturer » avant la « date d'échéance » de la période de facturation, autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagements du projet. Vous devez également être le « contact de facturation » désigné sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
      Remarques
      • L'ajout d'un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ajoute également la personne à la liste « Privé(e) ».
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous souhaitez soumettre une facture après la « Date d'échéance », vous devez contacter l'entreprise pour laquelle vous avez effectué le travail pour lui demander de créer la facture en votre nom. Voir Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation. Les contacts de facturation ne peuvent pas soumettre de factures dans Procore après la date d'échéance. 
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous ne trouvez pas l'« invitation à facturer » qui vous a été envoyée, vous n'avez PAS besoin de l'e-mail pour créer une facture. Tant que vous n'avez pas dépassé la « date d'échéance », vous pouvez vous connecter à Procore et accéder à l'outil Engagements pour créer la facture pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.

Conditions préalables

Procédure

Étape 1 : saisir un numéro de facture

  1. Dans la page Nouvelle facture pour, sous Informations générales, procédez comme suit :
    • Saisissez le numéro de facture du collaborateur en aval dans la case No de facture.
      Remarque
      • Le numéro de facture n'est PAS un champ obligatoire. Vous pouvez laisser ce champ vide.
      • En règle générale, les utilisateurs de Procore utilisent ce champ de forme libre pour saisir un numéro de référence correspondant au numéro de facture du collaborateur en aval. Si vous saisissez un numéro de facture, il doit être unique parmi toutes les autres factures créées pour le contrat d'engagement correspondant. Si vous essayez de saisir un numéro en double, une bannière d'avertissement ROUGE apparaît en haut de la page pour vous rappeler de saisir un numéro unique. 
      • Procore ne remplit PAS automatiquement le « n° de facture » saisi ici sur les factures en amont associées. Pour quels champs sont automatiquement remplis, voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d'une facture en amont ?
    • Vérifiez les informations des champs suivants. Procore renseigne automatiquement les dates suivantes pour vous.
      Remarque

      Les dates de la période de facturation sont définies par l'administrateur des factures. Si vous utilisez une période de facturation différente, vous pouvez modifier les valeurs de ces champs le cas échéant. Tous ces champs sont obligatoires.

      • Date de facturation
        Indique la date d'échéance de la période de facturation.
      • Début de la période
        Indique la date de début de la période de facturation.
      • Fin de la période
        Indique la date de fin de la période de facturation.
  2. Passez à l'étape suivante. 

Étape 2 : mettre à jour la ventilation des coûts

  1. Dans la section Ventilation des coûts, cliquez sur l'une (1) ou les deux flèches BLEUES en regard de Postes de l'engagement ou Ordres de changement. Cette action déroule la ligne sélectionnée dans le tableau.
    Remarques
    • La section Ordres de changement n'est visible et disponible que si l'administrateur Procore de l'entreprise a activé la configuration des ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux pour l'engagement. Consultez « Configurer le nombre de niveaux d'ordres de changement de l'engagement ».
    • Après avoir déroulé une ligne dans la section Ordres de changement, cliquez sur la ou les lignes d'ordre de changement d'engagement et la ou les lignes d'ordre de changement potentiel afin de les développer jusqu'à ce que vous atteigniez les postes de saisie de données.
  2. Déterminez quelle méthode comptable a été définie pour le contrat. Ceci détermine le formulaire de saisie de données que vous utilisez pour mettre à jour la ventilation des coûts :

Méthode comptable basée sur le montant

Utilisez cette méthode pour facturer des montants forfaitaires pour les postes de facture sur la ventilation des coûts. Procore calcule et ajuste automatiquement les autres entrées du poste. Si vous souhaitez annuler la retenue de garantie, saisissez le montant nécessaire en dollars. Selon votre engagement, vous aurez peut-être la possibilité de facturer les matériaux entreposés (photo ci-dessous). Pour plus d'informations sur les colonnes supplémentaires qui apparaissent lors de la facturation des matériaux entreposés, voir Comment facturer les matériaux entreposés dans une facture de sous-traitant ?

Cliquez ici pour plus d'informations sur la méthode comptable basée sur le montant. 

La méthode comptable basée sur le montant vous oblige à saisir des montants forfaitaires sur chaque poste de la ventilation des coûts. Avec cette méthode, Procore utilise automatiquement vos entrées pour calculer et mettre à jour les valeurs dans d'autres colonnes. 

Remarque
  • Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique que vous pouvez modifier la valeur du poste de ventilation des coûts sur la facture. 
  1. Révisez les données de chaque poste de la ventilation des coûts de la facture : 
    • Numéro d'article . Affiche le numéro de poste sur la ventilation des coûts de la facture. 
    • Code budgétaire . Affiche le code budgétaire assigné au poste de la facture dans la ventilation des coûts.
    • Description du travail . Affiche la description saisie dans le contrat d'engagement du poste de facture. 
    • Valeur planifiée . Affiche la valeur planifiée du poste sur le contrat d'engagement. Il s'agit de la valeur contractuelle de l'élément de ligne. 
    • Travail terminé à partir d'une demande précédente (%) . Si des factures précédentes ont été créées pour le contrat d'engagement, cette cellule affiche une valeur en pourcentage qui représente le travail effectué au cours des périodes de facturation précédentes pour le poste de la ventilation des coûts. 
  2. Si vous soumettez une facture pour des travaux terminés pendant la période de facturation en cours, vous avez cette option : 
    • Travaux terminés cette période . Saisissez un montant représentant les travaux terminés pour la période de facturation en cours. Par exemple, si vous avez effectué la moitié du travail pour le poste, vous pouvez saisir le montant en devise ici (au lieu d'un pourcentage dans la colonne « Total terminé et stocké à ce jour (%) ». Par exemple, vous pouvez saisir 250,00 $ dans la colonne (au lieu de 50 % dans la colonne « Total terminé et stocké à ce jour (%) »). Si vous saisissez une valeur ici, Procore calcule automatiquement les données du poste comme suit :
      • Montant en devise dans la colonne Total terminé et stocké à ce jour ($) . Si le poste a une valeur planifiée de 500,00 $, Procore ajoute 250,00 $, ce qui représente 50 % du travail à la valeur. N'oubliez pas que la valeur de cette colonne représente le travail total sur la facture actuelle et toutes les factures des périodes de facturation précédentes. 
      • Le montant en pourcentage dans la colonne Total terminé et stocké à ce jour (%) . Si le poste a une valeur planifiée de 500,00 $, Procore ajoute 250,00 $, ce qui représente 50 % du travail à la valeur. N'oubliez pas que la valeur de cette colonne représente le travail total sur la facture actuelle et toutes les factures des périodes de facturation précédentes. 
  3. Si vous avez reçu des matériaux pendant cette période de facturation et que vous les stockez sur le chantier (ou dans une installation de stockage), vous avez cette option :
    • Conditionnel : nouveaux matériaux stockés . Saisissez le montant en devise de tout nouveau matériau stocké sur le chantier (ou dans un centre de stockage) pour la période de facturation en cours. Le montant que vous saisissez doit exclure les coûts saisis dans la colonne « Travaux terminés cette période ». 
      Remarque
      Si l'administrateur des factures a activé le paramètre « Activer la facturation distincte pour les matériaux entreposés » pour l'engagement, saisissez un montant en dollars pour les matériaux pour cette période de facturation. Votre entrée calcule automatiquement les valeurs dans le champ « Total terminé &amp ; Stocké à ce jour ($) % » et « Total terminé &amp ; Colonnes stockées à ce jour (%). 
    • Matériaux précédemment stockés . S'il s'agit de la première facture, cette valeur est de 0,00 $. Si des factures précédentes ont été créées, cette valeur affiche les montants cumulés saisis dans Nouveaux matériaux à partir de factures précédentes. Pour plus de détails, voir Comment facturer les matériaux entreposés dans une facture de sous-traitant ? En tant que contact de facturation, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.
    • Matériaux actuellement entreposés . Affiche le montant en devise des matériaux stockés pendant la période de facturation en cours. 
    • Total terminé et stocké à ce jour ($) . Affiche le montant en devise des travaux terminés et des matériaux stockés sur le chantier pour la facture actuelle et sur la ou les factures des périodes de facturation passées.  
  4. Si vous soumettez une facture demandant la libération d'un montant de retenue : 
    • Retenue de garantie totale libérée. Saisissez le montant de la retenue de garantie que vous demandez à débloquer cette période de facturation. Il est important de noter que vous pouvez demander le montant à débloquer, mais vous n’êtes PAS autorisé à modifier le taux de la retenue de garantie. 
    • Retenue de garantie totale . Affiche le montant cumulé de la retenue de garantie libéré pour le poste. 
  5. Suivez les étapes ci-dessus pour chaque poste. 

Méthode comptable basée sur l'unité

Utilisez cette méthode pour facturer des matériaux que vous avez commandés en quantité. Elle vous permet de saisir un pourcentage dans la colonne Progression totale, ou une valeur monétaire dans la colonne Avancement des travaux. Procore calcule et ajuste automatiquement les autres saisies du poste pour vous. Si vous souhaitez libérer la retenue de garantie, vous pouvez saisir un montant en dollars dans la colonne Retenue de garantie libérée.

Cliquez ici pour obtenir des informations plus détaillées sur la méthode comptable par unités.  

La méthode de comptabilisation basée sur l'unité vous oblige à saisir une quantité et un prix unitaire pour chaque poste sur la ventilation des coûts. Avec cette méthode, Procore calcule automatiquement les totaux des postes pour vous.

Remarque
Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique que vous pouvez modifier la valeur du poste de la ventilation des coûts sur votre facture.
  • Quantité
    Affiche le nombre total d'unités pour le poste.
  • Prix unitaire
    Affiche les dépenses engagées pour chaque unité du poste.
  • Valeur
    Affiche le montant total du poste en dollars. Il s'agit de la somme des valeurs Prix unitaire + Quantité.
  • Quantité précédente
    Affiche le nombre total d'unités facturées au cours des périodes de facturation précédentes. 
  • Valeur précédente
    Affiche le montant total en dollars facturé au cours des périodes de facturation précédentes.
  • Progression totale en %.*
    Saisissez un pourcentage qui reflète votre progression totale. Votre entrée doit refléter la progression cumulée de toutes les périodes de facturation précédentes et de la période de facturation actuelle.
  • Nouvelle quantité.*
    Saisissez une nouvelle quantité pour refléter la quantité facturée cette période sur la nouvelle facture.
  • Nouvelle valeur.*
    Saisissez une nouvelle valeur pour refléter la valeur du poste en cours de facturation de cette période sur la nouvelle facture.
  • Retenue de garantie libérée.*
    Saisissez un montant de retenue en dollars à débloquer sur cette période de facturation.
  • Totale de la retenue de garantie
    Affiche le montant total en dollars de la retenue de garantie à verser pour le poste.

 

Étape 3 : ajouter des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture. 

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers ou utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou réseau vers la zone GRIS de la page. 
    attachments-attach-files.png
  3. Chargez tous les fichiers nécessaires à partir de votre ordinateur.
    Remarques
    • Les collaborateurs et les utilisateurs disposant de autorisations de niveau Standard sur l'outil Engagements du projet peuvent utiliser l'option Joindre des fichiers après l'approbation d'une facture.
  4. Passez à l'étape suivante.

Étape 4 : enregistrer comme ébauche ou envoyer pour révision

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour révision, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité de l'enregistrer. Choisissez l'une (1) de ces options :
save-as-draft-or-send-buttons.png

  • Si vous n'êtes PAS prêt à envoyer la facture, cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Ceci définit le statut de la facture sur Ébauche.
     Conseil
    Si vous souhaitez envoyer par e-mail une copie de la facture à d'autres personnes avant de la soumettre pour révision, Procore recommande de suivre les étapes décrites dans Exporter une facture de sous-traitant. Vous pouvez ensuite ajouter la facture en pièce jointe à un message que vous enverrez via le système de messagerie de votre entreprise.
    OU
  • Si vous êtes prêt à envoyer la facture, cliquez sur Envoyer. Ceci définit automatiquement le statut de la facture sur En révision.
     Important