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Procore

Des flux de travail existants aux nouveaux flux de travail : Guide de transition

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Table des matières

Vue d'ensemble

SUPPORT PROCORE : NOTES INTERNES

La gestion des produits a fourni ces vidéos pour fournir aux employés des informations supplémentaires sur le nouvel outil Flux de travail. 

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Prêt à migrer votre entreprise vers le nouvel outil Flux de travail au niveau Entreprise de Procore ? Lisez ce guide pour aider votre entreprise à passer de l’ancienne expérience des flux de travail de Procore à l’outil amélioré Flux de travail. 

Ce guide :

  • Compare et met en contraste les principales différences entre la nouvelle expérience de flux de travail et l’ancienne expérience.
  • Met en évidence les points importants à prendre en compte avant d’effectuer le changement.
  • Offre des instructions faciles à suivre pour un processus de transition en douceur.
  • Fournit des ressources supplémentaires pour plus d’informations et de soutien.

 

Étapes de transition

Avant de soumettre une demande de transition vers le nouvel outil Flux de travail, révisez ces étapes et lisez le contenu de la section Ressources pour obtenir des liens qui faciliteront la transition de votre entreprise. 

Procédure

Étape 1 : Préparez et planifiez votre transition

Prêt à passer au nouvel outil Flux de travail ? Commencez ici pour comprendre ce qui change, évaluer votre configuration actuelle et planifier votre transition. Délai de transition : dans les 72 heures ouvrables suivant la soumission de la demande.

Comprendre les principales différences :

  • Passez en revue les fonctionnalités des outils Anciens et Nouveaux flux de travail. Voir le tableau comparatif pour plus de détails.

Autorisations dans le nouvel outil Flux de travail :

  • La mise à niveau introduit des autorisations granulaires pour un contrôle plus précis. Les administrateurs d’outils recevront automatiquement un accès complet, y compris toutes les autorisations de flux de travail.
    Si ce niveau d’accès n’est pas idéal pour votre configuration, nous vous recommandons de revoir attentivement votre stratégie d’autorisation avant de procéder à la mise à niveau.

Étape 2 : créer, affecter et configurer de nouveaux flux de travail

Commencez à créer vos nouveaux flux de travail et à les répartir dans vos projets.

  • Créer de nouveaux modèles de flux de travail (en répliquant les modèles existants selon les besoins).

  • Affectez les nouveaux flux de travail à tous les projets concernés.

  • Configurez les flux de travail au niveau projet.

  • Définissez chaque flux de travail par défaut pour le projet.

  1. Exigence de mise à niveau : de nouveaux flux de travail doivent être configurés
    • Afin d’effectuer la mise à niveau, tous les projets dotés d’anciens flux de travail doivent avoir un nouveau flux de travail configuré, sinon les flux de travail en cours seront définitivement bloqués.  Le bouton de mise à jour restera verrouillé si cette action n’est pas effectuée.
  2. Pour éviter les perturbations :
    • Terminez toute la configuration du flux de travail avant la mise à niveau
      OU
    • Laisser les flux de travail actifs se terminer avant de commencer la mise à niveau
  3. Flux de travail hérités en cours :
    • Toutes les approbations ou la progression des flux de travail hérités seront perdues. Bien que ce ne soit pas l’idéal, les éléments en cours redémarrent automatiquement dans le flux de travail nouvellement configuré. Nous travaillons activement sur une fonctionnalité qui permet aux flux de travail de reprendre à mi-parcours.
 Important
Toutes les approbations ou la progression des flux de travail hérités seront perdues.  Nous savons que ce n’est pas l’idéal : nous travaillons activement à la création d’une fonctionnalité qui permet aux flux de travail de reprendre à mi-parcours. 

Étape 3 : Demander l’activation de la nouvelle expérience de l’outil Flux de travail

Avant d’utiliser le nouvel outil, une étape d’administration est requise.

  1. Soumettre le formulaire de demande de mise à niveau: indiquez les outils que vous souhaitez mettre à niveau et confirmez que vous avez lu la documentation.
  2. En attente d’accès : Le bouton « Mettre à jour » de l’outil sera grisé jusqu’à ce que Procore autorise l’accès.
  3. Flux de travail de mise à niveau : Une fois le bouton « Mettre à jour » activé, accédez à l’outil Flux de travail → Configurer les paramètres → cliquez sur Mettre à jour pour terminer la mise à niveau.

Étape 4 : Vérifier et valider la réussite de la transition

Une fois la mise à niveau, prenez le temps de confirmer que tout fonctionne comme prévu.

  1. Démarrer de nouveaux flux de travail pour confirmer qu’ils fonctionnent correctement.
  2. Cochez la case Flux de travail hérités redémarrés pour vous assurer qu’ils ont démarré correctement dans le nouvel outil.

Facultatif : test dans le bac à sable

Utilisez l’environnement sandbox mensuel pour simuler vos flux de travail de mise à niveau et de test dans un espace sûr.  Voir Qu’est-ce que l’environnement sandbox mensuel ? pour plus de détails.

Foire aux questions

Q : Les flux de travail hérités seront-ils archivés pendant la mise à niveau s’ils ne sont pas modifiés ?

R : Non, il n’y aura pas d’archivage.  Les flux de travail hérités terminés resteront tels quels.  De nouveaux modèles de flux de travail en cours doivent être appliqués, configurés et définis par défaut avant la mise à niveau, sinon ils resteront bloqués et ne pourront plus continuer.

Q : Si nous appliquons de nouveaux flux de travail, les utilisateurs peuvent-ils les ignorer en modifiant manuellement le statut de l’élément ?

R : Non, une fois qu’un nouveau modèle de flux de travail est appliqué à un projet, le statut ne peut pas être modifié manuellement.  S’ils sont correctement configurés et que de nouveaux modèles de flux de travail sont appliqués, configurés et définis par défaut avant la mise à niveau, tous les flux de travail en cours redémarrent simplement.

Ressources

Vous cherchez encore plus de détails ? Explorez ces ressources supplémentaires, y compris la documentation et les informations sur les environnements de développement de Procore, pour approfondir votre compréhension des flux de travail en libre-service. 

Ressources de formation

Assurez-vous que tous les employés qui participeront aux flux de travail passent en revue la documentation d’assistance.

Comparaison

Voici un aperçu des différences entre les outils Flux de travail de Procore, en résumant les actions des utilisateurs et en répertoriant les outils Procore prenant en charge les deux expériences. 

Différences majeures

Ce tableau récapitule les principales différences entre le nouvel outil Flux de travail et l’ancienne expérience de Procore.

Catégorie de fonctionnalités Nouvel outil Flux de travail Outil Flux de travail hérités
Création & Gestion Les entreprises créent et gèrent leurs modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail

Les utilisateurs autorisés créent et modifient leurs flux de travail		 Solutions personnalisées Procore crée et gère des flux de travail pour votre entreprise

Les flux de travail ne peuvent pas être créés ni modifiés par les utilisateurs de Procore
Étapes du flux de travail Afficher l’historique détaillé du flux de travail sur un élément

Réponses personnalisées disponibles

Étapes de condition pour les flux de travail

Rétablir les flux de travail à n’importe quelle étape précédente

Ajouter plusieurs personnes assignées à un flux de travail ou à une étape du flux de travail

Redémarrer manuellement un flux de travail		 Types de décision limités pour les intervenants multiples

Possibilité de revenir aux étapes précédentes uniquement avec l’aide de Procore
Compatibilité Compatible avec les outils modernisés Engagements, Contrats principaux et Facturation Non compatible avec les outils modernisés Engagements, Contrats principaux et Facturation
Assistance et accès Le support client Procore peut remplacer l’état du flux de travail.

Les utilisateurs Admin peuvent agir au nom des personnes assignées

Accès étendu à l’API		 Le support client Procore ne peut pas remplacer l’état du flux de travail

Les utilisateurs Admin ne peuvent pas agir au nom des personnes assignées 
Restrictions Un (1) seul flux de travail par défaut par outil sur chaque projet Procore Un (1) seul flux de travail par défaut par outil sur chaque projet Procore

Prise en charge des outils

Procore's Workflows tool works with these Procore tools.

Company Level Tools

Users can create and manage workflows for these Company level tools. For instructions, see Create a Workflow Template.

Company Tool Workflow Item(s) Notes
Payments Payment  

Project Level Tools

Users can create and manage workflow templates for these Procore tools in the Company level Workflows tool. To learn how, see Create a Workflow Template.

 Note
Users can also create and manage custom workflow templates for items in a project-level tool. Procore saves these templates at the project level, making them distinct from your company-level workflow templates. To enable this feature, see Enable Project Level Workflow Templates.
Project Tool Workflow Item(s) Notes
Budget Budget Change  

Commitments 

 Subcontract  
Purchase Order  
Commitment Change Order - Single Tier  
Commitment Change Order - Two or Three Tier Multi-tier workflows are not supported in 360 Reporting. 
Commitment Potential Change Order  
Correspondence/Custom Tools

 		 Correspondence/Custom Tools Type This tool requires users to select a specific Correspondence/Custom Tools Type from a drop-down list when adding a workflow template. 
Document Management Document This Document Management tool is only available in select regions and is visible as a selection in the Tool menu of the Workflow Builder when enabled in your company's Procore account. 
Invoicing Subcontractor Invoice  
Prime Contracts 

Owner Invoice

  
Prime Contract  

Prime Contract Change Order - Single Tier

  
Prime Contract Change Order - Two or Three Tier Multi-tier workflows are not supported in 360 Reporting. 
Prime Contract Potential Change Order