À propos des factures de sous-traitants
Objectif
Fournir aux utilisateurs de Procore des informations sur les factures de sous-traitants dans Procore.
Contexte
Le produit Gestion des factures de Procore comprend l'outil Facturation au niveau projet, qui prend en charge deux types de factures sur un projet de construction :
- Factures à payer. Dans Procore, vos factures de fournisseurs sont appelées factures de sous-traitant . Les factures de sous-traitant sont créées dans l’outil Engagements du projet dans les bons de commande et les contrats de sous-traitance de votre projet. Ils sont utilisés par vos collaborateurs en aval, ou soumis par vous au nom de vos collaborateurs en aval, pour demander un paiement pour le travail qu'ils effectuent sur votre projet. Voir Qu’est-ce qu’un collaborateur en aval ?
- Factures à recevoir. Dans Procore, vos factures à recevoir sont appelées factures au maître d’ouvrage. Les factures du maître d'ouvrage sont créées dans l'outil Contrats principaux du projet au sein des contrats principaux de votre projet. Ils sont utilisés par votre équipe pour facturer le travail que vous effectuez pour vos collaborateurs en amont. Voir Qu’est-ce qu’un collaborateur en amont ?
Les outils de gestion des factures de Procore prennent en charge la facturation progressive, afin que votre équipe puisse collecter, réviser et approuver de manière incrémentielle les factures pour les jalons de progression convenus ou les cycles de facturation identifiés dans vos contrats. Les premières étapes du processus de facturation sont les suivantes :
- Créez les bons de commande et les contrats de sous-traitance pour votre projet (voir Créer un engagement ). Pour intégrer les outils de gestion des factures de Procore dans votre environnement, vous devez désigner un contact de facturation pour vos collaborateurs sur un engagement. Dans ce scénario, vos collaborateurs en aval sont les entrepreneurs, sous-traitants, fournisseurs et fournisseurs qui vous factureront le travail qu'ils effectuent sur votre projet.
- Configurez une période de facturation dans votre projet Procore à l'aide de l'outil Facturation de Procore. Dans cette documentation, nous désignons la personne responsable de la gestion du processus de facturation comme l' administrateur des factures. L'administrateur des factures crée une période de facturation pour organiser toutes vos factures. Les périodes de facturation peuvent être créées mensuellement, hebdomadairement ou d'une durée personnalisée.
- Décidez qui sera autorisé à soumettre des factures pour votre projet : votre équipe ou vos collaborateurs.Vous pouvez choisir de créer des factures au nom de vos collaborateurs ou vous avez la possibilité d'envoyer aux contacts de facturation de vos collaborateurs une invitation à facturer, qui est un rappel de courtoisie envoyé par e-mail pour soumettre une facture pour le travail effectué avant la date d'échéance. Une fois que toutes les factures de sous-traitant sont soumises, vous pouvez générer les factures du maître d'ouvrage de votre projet en fonction de vos factures de sous-traitant.
Flux de travail
Procédure
- Créer vos factures de sous-traitant dans Procore
- Facultatif : exportez vos factures des sous-traitants vers un système ERP intégré
Créer vos factures de sous-traitant dans Procore
Dans Procore, une facture de sous-traitant est considérée comme une facture en aval . Les étapes de base pour créer des factures dans Procore incluent :
| Étape | Description | En savoir plus |
|---|---|---|
| Décider qui peut créer des factures dans votre environnement | Décidez quelle option convient à votre environnement de projet Procore : (1) Accorder des autorisations d'accès pour permettre aux collaborateurs en aval de soumettre leurs propres factures dans Procore. Ces utilisateurs sont appelés contacts de facturation . (2) Collectez les factures papier ou numériques de vos collaborateurs en aval et demandez aux membres de votre équipe de créer des factures. |
Que devons-nous considérer avant d'autoriser les collaborateurs en aval à soumettre des factures dans Procore ? |
| Créez les contrats d'engagement de votre projet | Créez les engagements sur votre projet. Les factures en aval ne peuvent être créées qu'à partir d'un engagement existant. | Créer des engagements |
| Facultatif : ajouter des contacts de facturation à vos engagements | Facultatif : si vous décidez de laisser les collaborateurs en aval soumettre leurs propres factures, vous devez ajouter le contact de facturation approprié à chaque engagement. | Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance 1 |
| Créer une période de facturation pour vos factures | Créez une période de facturation , qui définit la date de début, de fin et de facturation d'une facture. | Créer des périodes de facturation manuelle ou Créer des périodes de facturation automatique 2 |
| Facultatif : inviter les contacts de facturation à soumettre des factures | Facultatif : si un contact de facturation soumet sa propre facture, envoyez-lui une invitation à facturer. | Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation 2 |
| Soumettre les factures avant la date de facturation | Facultatif : si un contact de facturation soumet sa propre facture, montrez-lui comment répondre à une invitation à facturer. Voir Accepter ou refuser une invitation à facturer en tant que contact de facturation . 2 Demandez-leur ensuite de suivre les étapes de la section Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation . 2 Si un administrateur des factures soumet une facture, suivez les étapes décrites dans Créer une facture de sous-traitant au nom d'un contact de facturation . 2 |
Créer une facture de sous-traitant 2 |
| Réviser les factures soumises | Une fois soumis, un administrateur de facture peut réviser chaque poste de la ventilation des coûts et approuver ou rejeter chaque poste. Si un (1) ou plusieurs postes sont rejetés, les utilisateurs peuvent Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur . 2 Si tous les postes sont approuvés, vous pouvez modifier le statut de la facture en « Approuvé ». | Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur 2 |
| Réviser et renvoyer les factures | Si un administrateur de facturation rejette un (1) ou plusieurs postes de facture, les utilisateurs peuvent apporter des correctifs et des corrections jusqu'à ce que tous les postes de la ventilation des coûts soient approuvés. | Réviser et renvoyer une facture en tant que contact de facturation 2 |
1 Vous pouvez également ajouter des contacts de facturation à l'aide de l'outil Engagements au niveau projet. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
2 
Ces tâches peuvent également être effectuées avec l'outil Facturation progressive . L'outil Facturation progressive n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore for Specialty Contractors. Pour en savoir plus, voir (version limitée) Options du dictionnaire de points de vue des maîtres d'ouvrage et entrepreneurs spécialisés.
Facultatif : exportez vos factures des sous-traitants vers un système ERP intégré
Si votre entreprise utilise l'une des intégrations ERP de Procore et que vous souhaitez synchroniser les factures des sous-traitants de votre projet Procore avec un système ERP intégré, vous devez d'abord déterminer si les exportations des factures des sous-traitants sont prises en charge. La liste ci-dessous détaille les intégrations ERP qui prennent en charge les exportations des factures des sous-traitants.
Voir également
- Configurer les paramètres : facturation
- Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation
- Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation
- Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation
- Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation