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Procore

Modifier les événements de changement

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Objectif

Modifier un événement de changement existant à l'aide de l'outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée originale d'un projet de construction. Il peut s'agir de n'importe quel événement affectant la portée des travaux à terminer, entraînant une modification du planning du projet ou des coûts imprévus. Il permet aux membres de l'équipe de votre projet et aux parties prenantes de se préparer à un changement de coût avant qu'il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus d'ordre de changement. Voici quelques exemples :

  • Réponse à une demande de propriétaire
  • Prise en compte d'un défaut de conception
  • Résoudre un problème imprévu dû à un document ou un cahier des charges imprécis
Exemple 2 : créer un événement de changement pour documenter un forfait

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à un forfait. L'objectif d'un forfait est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour être certain(e) d'avoir entièrement documenté les conditions ayant entraîné la somme à déduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les déductions de cette manière incluent :

  • Réparation d'un élément que le sous-traitant a endommagé
  • Nettoyage d'une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer 
  • Remplacement des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant
  • Réinstallation d'une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant 
  • Mise en conformité d'une question négligée vis-à-vis des règles de sécurité 
  • Fourniture de frais de location et d'utilisation d'équipements imprévus

L'outil Événements de changement de Procore vous permet de créer un événement de changement pour enregistrer la raison d'un changement dans un projet de construction. Ces événements préparent également les membres de l'équipe du projet et les parties prenantes aux coûts potentiels associés à l'événement de changement. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez envoyer une demande de devis (DDD) à vos sous-traitants. Ces derniers peuvent alors répondre aux appels d'offres (ou un entrepreneur général peut saisir une réponse à un appel d'offres au nom du sous-traitant). La réponse à l'appel d'offres comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l'événement de changement et à son impact sur le planning. Après révision des réponses aux demandes de devis de votre sous-traitant, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d'un ordre de changement potentiel (OCP).

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour modifier les événements de changement que vous avez créés, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Événements de changement du projet.
      OU
    • Pour modifier un événement de changement, Autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.

  • Alternate ways to create change events:

Procédure

Modifier un événement de changement

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Recherchez l’événement à modifier dans le tableau « Événements de changement » et cliquez sur le lien hypertexte Numéro CE - Titre pour ouvrir l’événement de changement. 
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Sur la page « Modifier un événement de changement », mettez à jour les éléments suivants, si nécessaire :
    • Numéro. Procore attribue automatiquement de nouveaux numéros aux événements de changement dans un ordre séquentiel ascendant.
      Remarques
      • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation pour les événements de changement de votre projet à tout moment en tapant un schéma de numérotation alphanumérique sur la valeur par défaut. Par exemple, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore l'utilise pour attribuer de nouveaux numéros aux événements de changement ultérieurs.
    • Titre. Entrez un titre descriptif pour l'événement de changement.
    • Statut : Sélectionnez un statut pour l'événement de changement dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les statuts par défaut de Procore, voir Quels sont les statuts par défaut des événements de changement dans Procore ? Votre Administrateur Procore peut également personnaliser les options de cette liste. Voir Personnaliser les statuts des événements de changement.
    • Origine. Sélectionnez l'outil Procore et l'élément d'où provient l'événement de changement.
    • Type : Sélectionnez À déterminer, Allocation, Contingence, Changement de maître d'ouvrage ou Transfert pour indiquer le type de coût auquel vous vous préparez. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Motif du changement : Sélectionnez un motif pour le changement dans le menu déroulant. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Description. Décrivez l'événement pouvant entraîner un changement de coûts.
    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents à l'événement de changement.
    • Contrat principal pour les estimations de marge. Sélectionnez un contrat principal pour indiquer quels paramètres de marge du contrat principal doivent être utilisés pour calculer la marge sur les valeurs d’ODG approximatif. Procore choisira automatiquement le contrat principal ayant le chiffre le plus bas.
    • Portée. Sélectionnez l'une des options de portée disponibles dans la liste : Dans la portée, Hors portée ou À déterminer. Voir Quelles sont les options de portée par défaut pour les événements de changement dans Procore ?
    • S’attendre à des revenus. Sélectionnez Oui ou Non. Si vous sélectionnez « Non », la « Source de revenus du poste » sera définie sur « Aucun revenu attendu ».
    • Source de revenus du poste. Sélectionnez l’une des options dans la liste : Faire correspondre les revenus au dernier coût, Saisir manuellement, ou Quantité x Coût unitaire.
  5. Choisissez parmi ces options :
    • Si vous voulez ajouter des postes à votre événement de changement maintenant, continuez avec les étapes de Ajouter des postes d’événement de changement.
      OU
    • Si vous souhaitez enregistrer l’événement de changement et ajouter des postes ultérieurement, cliquez sur Enregistrer. 

Ajouter des postes d'événement de changement

 Conseil
Saviez-vous qu'un utilisateur disposant des paramètres « Admin » sur l'outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l'outil Événements de changement ? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d'affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d'un projet. Pour en savoir plus, voir Comment fonctionnent les paramètres d'affichage des colonnes de l'outil Événements de changement ?
  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Recherchez l’événement à modifier dans le tableau « Événements de changement » et cliquez sur le lien hypertexte Numéro CE - Titre pour ouvrir l’événement de changement. 
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans la page « Modifier un événement de changement », faites défiler jusqu’à la section Postes.
  5. Choisissez parmi ces options :
    • Ajouter une ligne. Sélectionnez cette option pour ajouter un (1) nouveau poste sur l’événement de changement.
      OU
    • Ajoutez des lignes pour tous les engagements. Sélectionnez cette option pour ajouter par lot des postes à partir de tous les engagements du projet ayant le statut « Approuvé ».
  6. Complétez l'entrée de données du poste comme suit :
  7. Cliquez sur Mise à jour.
Remarque

Si le code budgétaire n’a pas été inclus dans le budget d’origine du projet, un message de confirmation s’affiche pour vous permettre de confirmer que vous souhaitez que Procore ajoute ces postes au budget. Procore ajoute le(s) nouveau(x) poste(s) au budget du projet et un point icon-help.png d’interrogation apparaît à côté de chaque poste budgétaire partiel. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce qu’un poste budgétaire partiel ? et Ajouter un poste budgétaire partiel.

Importer des postes

Download the Schedule of Values CSV Template

  1. Create a new change event or edit an existing change event.

  2. Click Import Line Items from CSV at the bottom of the 'Line Items' card.
  3. Click Download Blank CSV Template.

 After completing the steps above, continue with Add Line Items to the CSV Template. 

Add Line Items to the CSV Template

  1. Open the CSV template that you downloaded. 
    Note: The Sub Job, Cost Code, and Cost Type fields will be pre-populated with the budget code segments that are currently in use on your project. These fields are required.
  2. Complete the following fields on the import template for each line you want to import:
    Note: Only lines with amounts entered into at least one of the following columns will be imported. 
    • Description.  Enter a description for the line item(s).
    • Vendor. Enter the name of the company associated with the line item as it is entered in the project's Directory.
    • Contract.  Enter the contract number and title.
      Note: The required format for this field is "#'Contract Number': 'Contract Title'". For example, a contract with a number of 'SC--001' and a title of 'Test Contract' is entered as "#SC--001: Test Contract".
    • Revenue Quantity. Enter the unit quantity for the Revenue line item(s).
    • Revenue Unit Cost. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Revenue ROM. Enter the Revenue ROM amount for the line item(s).
    • Quantity. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Unit of Measure. Enter the unit of measure (UOM) for the line item(s) (Case Sensitive).
    • Unit Cost. Enter the unit cost value for the line item(s).

After completing the steps above, continue with Import the Completed CSV Template to Procore.

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Click Import Line Items from CSV.
  2. Click Upload File and select your completed template or drag and drop the file into the 'Drag & Drop' box.
    Note: If there are any errors in the template a banner will appear preventing you from importing. To review the errors, click Show Errors and make the necessary corrections to the template.
  3. Click Import. 
    Note: Clicking 'Import' will complete the creation process for the change event. The change event line items' revenue ROM setting will be applied based on the scope that is chosen for the change event before importing. 

Mettre à jour les quantités produites

Production Quantities relate to contracts and the budget through a combination of sub job and cost code. Users may edit these fields when editing change events line items in the change events edit page. However, if the Production Quantities are associated with a Prime potential change order or Budget Change, the Production Quantity will be locked unless unlinked from the change objects.

  1. Navigate to the project's Change Events tool. 
  2. Locate and open an existing change event in the Line Items tab.
    OR
    Create a new change event. See Create Change Events. 
  3. Scroll to the Production Quantities card.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the line item data entry as follows:
  6. Click Save. 

 

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.