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Procore

Modifier les événements de changement

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Objectif

Modifier un événement de changement existant à l'aide de l'outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée originale d'un projet de construction. Il peut s'agir de n'importe quel événement affectant la portée des travaux à terminer, entraînant une modification du planning du projet ou des coûts imprévus. Il permet aux membres de l'équipe de votre projet et aux parties prenantes de se préparer à un changement de coût avant qu'il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus d'ordre de changement. Voici quelques exemples :

  • Réponse à une demande de propriétaire
  • Prise en compte d'un défaut de conception
  • Résoudre un problème imprévu dû à un document ou un cahier des charges imprécis
Exemple 2 : créer un événement de changement pour documenter un forfait

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à un forfait. L'objectif d'un forfait est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour être certain(e) d'avoir entièrement documenté les conditions ayant entraîné la somme à déduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les déductions de cette manière incluent :

  • Réparation d'un élément que le sous-traitant a endommagé
  • Nettoyage d'une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer 
  • Remplacement des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant
  • Réinstallation d'une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant 
  • Mise en conformité d'une question négligée vis-à-vis des règles de sécurité 
  • Fourniture de frais de location et d'utilisation d'équipements imprévus

L'outil Événements de changement de Procore vous permet de créer un événement de changement pour enregistrer la raison d'un changement dans un projet de construction. Ces événements préparent également les membres de l'équipe du projet et les parties prenantes aux coûts potentiels associés à l'événement de changement. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez envoyer une demande de devis (DDD) à vos sous-traitants. Ces derniers peuvent alors répondre aux appels d'offres (ou un entrepreneur général peut saisir une réponse à un appel d'offres au nom du sous-traitant). La réponse à l'appel d'offres comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l'événement de changement et à son impact sur le planning. Après révision des réponses aux demandes de devis de votre sous-traitant, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d'un ordre de changement potentiel (OCP).

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour modifier les événements de changement que vous avez créés, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.
      OU
    • Pour modifier tout événement de modification, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.

  • Autres façons de créer des événements de changement :

Procédure

Modifier un événement de changement

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Recherchez l'événement à modifier dans le tableau Événements de changement. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier.
  3. Sur la page « Modifier un événement de changement », mettez à jour les éléments suivants, si nécessaire :
    • Numéro. Procore attribue automatiquement de nouveaux numéros aux événements de changement dans un ordre séquentiel ascendant.
      Remarques
      • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation pour les événements de changement de votre projet à tout moment en tapant un schéma de numérotation alphanumérique sur la valeur par défaut. Par exemple, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore l'utilise pour attribuer de nouveaux numéros aux événements de changement ultérieurs.
    • Titre. Entrez un titre descriptif pour l'événement de changement.
    • Statut : Sélectionnez un statut pour l'événement de changement dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les statuts par défaut de Procore, voir Quels sont les statuts par défaut des événements de changement dans Procore ? Votre Administrateur Procore peut également personnaliser les options de cette liste. Voir Personnaliser les statuts des événements de changement.
    • Origine. Sélectionnez l'outil Procore et l'élément d'où provient l'événement de changement.
    • Type : Sélectionnez À déterminer, Allocation, Contingence, Changement de maître d'ouvrage ou Transfert pour indiquer le type de coût auquel vous vous préparez. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Motif du changement : Sélectionnez un motif pour le changement dans le menu déroulant. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Description. Décrivez l'événement pouvant entraîner un changement de coûts.
    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents à l'événement de changement.
    • Contrat principal (pour les estimations de marge). Sélectionnez un contrat principal pour indiquer quels paramètres de marge du contrat principal doivent être utilisés pour calculer la marge sur les valeurs d'ODG approximatif. Procore choisira automatiquement le contrat principal ayant le chiffre le plus bas.
    • Portée. Sélectionnez l'une des options de portée disponibles dans la liste : Dans la portée, Hors portée ou À déterminer. Voir Quelles sont les options de portée par défaut pour les événements de changement dans Procore ?
    • Revenus attendus
      Sélectionnez Oui ou Non. Si vous sélectionnez « Non », la « Source de revenus du poste » est définie sur « Aucun revenu attendu ».
    • Source de revenus du poste
      Sélectionnez l'une des options dans la liste : Correspondance avec le dernier coût, Aucun revenu attendu ou Quantité x coût unitaire.
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Si vous voulez ajouter des postes à votre événement de changement maintenant, continuez avec les étapes de Ajouter des postes d'événement de changement.
      OU
    • Si vous voulez enregistrer l'événement de changement et ajouter des postes plus tard, cliquez sur Créer.

Ajouter des postes d'événement de changement

 Conseil
Saviez-vous qu'un utilisateur disposant des paramètres « Admin » sur l'outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l'outil Événements de changement ? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d'affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d'un projet. Pour en savoir plus, voir Comment fonctionnent les paramètres d'affichage des colonnes de l'outil Événements de changement ?
  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur l'onglet Détails. Recherchez ensuite l'événement de changement à mettre à jour et cliquez sur Modifier.
      edit-change-event.png
      OU
    • Suivez les étapes décrites dans Créer des événements de changement .
  3. Dans la page « Modifier un événement de changement », faites défiler jusqu'à la carte Postes.
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour ajouter un (1) nouveau poste sur l'événement de changement, cliquez sur Ajouter un poste.
      OU
    • Pour ajouter des postes en masse à partir des postes de tous les engagements du projet dont le statut est « Approuvé », cliquez sur Ajouter des lignes pour tous les engagements.
  5. Complétez la saisie des données des postes comme suit :
  6. Cliquez sur Mise à jour.
Remarque

Si le code budgétaire n'était pas inclus dans le budget d'origine du projet, un message de confirmation apparaît pour vous confirmer que vous souhaitez que Procore ajoute ces postes au budget. Procore ajoute le(s) nouveau(x) poste(s) au budget du projet et un point d' interrogation icon-help.png apparaît à côté de chaque poste budgétaire partiel. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce qu'un poste budgétaire partiel ? et Ajouter un poste budgétaire partiel.

Importer des postes

Télécharger le modèle CSV de ventilation des coûts

  1. Créez un nouvel événement de changement ou modifiez un événement de changement existant.

  2. Cliquez sur Importation de postes depuis le CSV en bas de la carte « Postes ».
  3. Cliquez sur Télécharger le modèle CSV vierge.

Après avoir effectué les étapes ci-dessus, continuez avec Ajouter des postes au modèle CSV.

Ajouter des postes au modèle CSV

  1. Ouvrez le modèle CSV que vous avez téléchargé.
    Remarque : les champs Sous-projet, Code de coût et Type de coût seront préremplis avec les segments de code budgétaire qui sont actuellement utilisés sur votre projet.
  2. Remplissez les champs suivants du modèle d'importation pour chaque ligne que vous souhaitez importer :
    Remarque : seules les lignes dont les valeurs sont entrées dans au moins l'une des colonnes suivantes seront importées. Il n'y a pas de champs obligatoires .

    Descriptif.Saisissez une description pour le poste.
    Vendeur. Saisissez le nom de l'entreprise tel qu'il apparaît dans l'annuaire du projet.
    Contrat. Saisissez le numéro et l'intitulé du contrat.
    REMARQUE : le format requis pour ce champ est « # 'Numéro de contrat' : 'Titre du contrat' ». Par exemple, un contrat portant le numéro « SC--001 » et le titre « Contrat de test » est saisi sous la forme « # SC--001 : Contrat de test ».
    Qté.Saisissez la quantité unitaire pour le(s) poste(s).
    Unité de mesure.Saisissez l'unité de mesure (UdM) du ou des postes (sensible à la casse).
    Coût unitaire.Saisissez la valeur du coût unitaire.

Après avoir effectué les étapes ci-dessus, continuez avec Importer le modèle CSV rempli dans Procore.

Importer le modèle CSV rempli dans Procore

  1. Cliquez sur Importation de postes à partir d'un CSV.
  2. Cliquez sur Charger un fichier et sélectionnez votre modèle complété ou faites glisser le fichier dans la boîte glisser-déposer.
    Remarque : Si le modèle contient des erreurs, une bannière apparaîtra, vous empêchant d'importer. Pour examiner les erreurs, cliquez sur Afficher les erreurs et apportez les corrections nécessaires au modèle.
  3. Cliquez sur Importer.
    Remarque : En cliquant sur « Importer », le processus de création de l'événement de changement sera terminé. Le paramètre ODG approximatif des revenus pour les postes de l'événement de changement sera appliqué en fonction de la portée choisie pour l'événement de changement avant l'importation.

 

Mettre à jour les quantités produites

Les quantités produites sont liées aux contrats et au budget via une combinaison de sous-projet et de code de coût. Les utilisateurs peuvent modifier ces champs lors de la modification des postes d'événements de changement dans la page de modification des événements de changement. Cependant, si les quantités produites sont associées à un ordre de changement potentiel au contrat principal ou à une modification du budget, la quantité produite est verrouillée, sauf si elle est dissociée des objets de changement.

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet. 
  2. Recherchez et ouvrez un événement de changement existant dans l'onglet Postes .
    OU
    Créer un nouvel événement de changement. Voir Créer des événements de changement . 
  3. Faites défiler jusqu'à la fiche Quantités produites.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne .
  5. Complétez l'entrée de données du poste comme suit :
  6. Cliquez sur Enregistrer.