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Procore

Guide de l'utilisateur des flux de travail en libre-service

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Table des matières

Premiers pas

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Ce guide de l'utilisateur fournit aux utilisateurs de Procore des informations sur la façon d'utiliser l'outil Flux de travail en libre-service de Procore pour créer et utiliser des flux de travail personnalisés du début à la fin. Voir À propos du programme bêta de Workflows .

Voici certaines des choses que vous apprendrez dans ce guide :
  • Que sont les flux de travail personnalisés ?Un flux de travail personnalisé est un processus qui définit un chemin d'approbation unique pour un élément de vos projets. Par exemple, un flux de travail vous permet de créer des étapes pour « approuver » un élément (comme une facture ou un contrat de sous-traitant) dans Procore. Un flux de travail personnalisé définirait les rôles, les groupes et les conditions responsables de l'acheminement d'un élément via ce processus d'approbation. Ce processus est adapté pour répondre aux besoins uniques et aux exigences spécifiques de l'environnement commercial de votre entreprise. 
  • Comment migrer des flux de travail hérités vers des flux de travail en libre-service.Les flux de travail en libre-service remplacent les flux de travail personnalisés hérités créés par l'équipe Solutions personnalisées de Procore . Si vous avez déjà utilisé des flux de travail hérités, votre entreprise devra mettre à jour chaque outil à l'aide de flux de travail en libre-service avant que de nouveaux flux de travail puissent être créés par votre entreprise.
  • Comment créer et gérer des flux de travail personnalisés . Apprenez à créer et à gérer vos propres flux de travail personnalisés dans l'outil Flux de travail de l'entreprise.
  • Comment assigner des flux de travail aux projets . Après avoir créé des flux de travail personnalisés au niveau entreprise, assignez-les à des projets individuels afin qu'ils puissent être utilisés.
  • Comment configurer les flux de travail à utiliser au niveau projet . Dernière étape avant qu'un flux de travail ne soit appliqué à un élément. Configurez les rôles, les responsabilités et les notifications pour votre flux de travail.
  • Comment afficher et répondre à un flux de travail . Utilisez votre propre flux de travail personnalisé pour faciliter le processus d'approbation de vos éléments.
  • Foire aux questions.Apprenez-en plus en lisant les questions courantes.

Que sont les flux de travail personnalisés ?

Un flux de travail personnalisé est un processus qui définit un chemin d'approbation unique pour un élément de vos projets. Par exemple, un flux de travail vous permet de créer des étapes pour « approuver » un élément (comme une facture ou un contrat de sous-traitant) dans Procore. Un flux de travail personnalisé définirait les rôles, les groupes et les conditions responsables de l'acheminement d'un élément via ce processus d'approbation. Ce processus est adapté pour répondre aux besoins uniques et aux exigences spécifiques de l'environnement commercial de votre entreprise. 

Le statut d'approbation d'un élément à l'aide d'un flux de travail personnalisé est lié aux étapes uniques intégrées au flux de travail. Chaque flux de travail nécessite que les utilisateurs spécifiés répondent aux étapes du flux de travail pour que l'élément atteigne le statut souhaité. Un élément créé avec un flux de travail en place ne peut pas changer de statut sans l'utilisation du flux de travail.

Quelles sont les conditions minimales d'éligibilité pour participer au programme bêta ?

Les conditions minimales d'éligibilité pour le programme bêta incluent :

  • Votre entreprise doit utiliser ces outils Procore :
    • Outil Engagements au niveau projet pour créer des bons de commande et des contrats de sous-traitance.
    • Outil Facturation au niveau projet pour gérer les factures des sous-traitants.
  • Le compte Procore de votre entreprise doit être :
  • Votre entreprise ne peut utiliser qu'une seule version des flux de travail (ancienne ou libre-service) pour chaque outil. Par exemple, si vous avez activé les flux de travail hérités pour les contrats de sous-traitance et les bons de commande, vous ne pouvez pas utiliser de flux de travail en libre-service sur ces éléments. Cependant, vous pouvez utiliser des flux de travail en libre-service sur d'autres éléments, tels que les factures de sous-traitants. De plus, si vous utilisez des flux de travail hérités sur d'autres outils Procore, tels que les ordres de changement ou les contrats principaux, les flux de travail en libre-service peuvent toujours être utilisés dans l'outil Engagements. 

L'objectif attendu du nouvel outil Flux de travail est de fournir aux utilisateurs de Procore la possibilité de créer des flux de travail personnalisés en libre-service pour les outils Procore utilisés pour créer des éléments nécessitant un processus d'approbation. Le plan prévu de Procore est d'effectuer des recherches et des tests d'utilisabilité avec les participants au programme bêta.

Pour cette version bêta, l'outil Flux de travail au niveau entreprise n'est disponible que pour les participants qui remplissent les conditions d'éligibilité ci-dessus et qui souhaitent créer un flux de travail personnalisé pour gérer le processus d'approbation de l'outil répertorié ci-dessous. 

Outils pris en charge

L'outil Flux de travail au niveau entreprise vous permet de créer et de gérer un (1) ou plusieurs flux de travail personnalisés à utiliser avec ces outils de projet Procore :

Outil Procore Élément(s) de flux de travail Pour en savoir plus...
Engagements 1 Factures de sous-traitant 2 Créer un flux de travail personnalisé pour les factures de sous-traitant
Engagements  Contrats de sous-traitance/Bons de commande Créer un flux de travail personnalisé pour un engagement
Contrats principaux 1 Contrat principal Créer un modèle de flux de travail personnalisé pour les contrats principaux

1 Cet outil n'est disponible que si votre entreprise dispose d'une licence pour les outils Finances du projet de Procore.  

2 Cet élément n'est disponible que lorsque votre entreprise utilise les vues Collaborateur et Admin pour la facturation des sous-traitants.  

 

Étapes

  1. Accédez à l'outil Flux de travail au niveau entreprise.
  2. Lisez l' accord du participant bêta .
  3. Cliquez sur Accepter

Configuration & Configuration

La transition du moteur de flux de travail hérité vers le moteur en libre-service n'est pas terminée tant que la mise à jour n'est pas activée via la page des paramètres de configuration des flux de travail. Cependant, la version bêta des flux de travail en libre-service permet aux utilisateurs d'installer et de configurer leurs propres modèles de flux de travail personnalisés avant de mettre à jour complètement leur version de flux de travail. Les modèles de flux de travail ne peuvent pas être appliqués aux éléments (contrats et factures) tant que la version du flux de travail n'est pas mise à jour dans les paramètres de configuration des flux de travail.

Consultez les étapes de la section « Activer les flux de travail en libre-service » lorsque vous êtes prêt à effectuer la mise à jour.

Créer des modèles de flux de travail personnalisés

Vous êtes maintenant prêt à commencer à créer des flux de travail personnalisés pour votre entreprise. Les flux de travail personnalisés peuvent être créés, modifiés et supprimés à partir de l'outil Flux de travail au niveau entreprise. Les instructions ci-dessous vous guideront tout au long des étapes de création d'un flux de travail. Pour de meilleurs résultats, il est recommandé de planifier votre flux de travail personnalisé avant sa création. 

Objectif 

Créer un modèle de flux de travail personnalisé dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise. 

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour afficher, créer ou modifier un flux de travail personnalisé au niveau entreprise :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise. 
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise avec l'autorisation granulaire « Afficher les flux de travail personnalisés » et « Créer et modifier des modèles de flux de travail » activée dans votre modèle d'autorisation. 

Étapes

Ajouter un flux de travail personnalisé 

  1. Accédez à l'outil Flux de travail au niveau entreprise. 
  2. Cliquez sur le bouton Créer . 
  3. Dans la boîte de dialogue « Ajouter un flux de travail », procédez comme suit :
    • Nom *. Saisissez un nom pour votre nouveau flux de travail. 
    • Outil *. Sélectionnez l'outil et l'élément pour lesquels vous créez le nouveau flux de travail. clipboard_e721b0e88fb6135835d3abf368c7514a3.png.
      • Facture de sous-traitant
      • Correspondance/Outils personnalisés
        Remarque : si vous sélectionnez Correspondance/Outils personnalisés, vous devrez également choisir un type avant de passer à l'étape suivante.
      • Contrat principal
      • Contrat de sous-traitance
      • Bon de commande
      • Changement budgétaire
      • Facture du maître d'ouvrage
      • Ordre de changement au Contrat principal – Niveau unique
      • Ordre de changement au contrat principal - Deux ou trois niveaux
      • Ordre de changement de l'engagement - Un seul niveau
      • Ordre de changement de l'engagement - Deux ou trois niveaux
      • Ordre de changement potentiel au contrat principal
      • Ordre de changement potentiel de l'engagement
      • Gestion de documents
  4. Cliquez sur Créer.
    Procore ouvre automatiquement le générateur de flux de travail et crée une première étape « Sans titre » pour vous. 

Mettre à jour la première étape du flux de travail personnalisé 

  1. Commencez par sélectionner le type d'étape (Étape de réponse, Étape de condition) que vous utiliserez au début du flux de travail. 
    workflows-first-step-choice.png
  2. Suivez les instructions pour le type d'étape sélectionné :

Ajouter une étape de réponse à un flux de travail personnalisé  

  1. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales  :
    • Nom de l'étape. Saisissez un nom pour l'étape.
    • Tapez. Sélectionnez Étape de réponse.
    • Statut de l'élément. Saisissez le statut de l'élément qui sera associé à cette étape du flux de travail.
    • Jours pour terminer. Saisissez le nombre de jours dont le « groupe responsable » dispose pour terminer l'étape du flux de travail. Sélectionnez ensuite Jours calendaires ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Une fois le nombre de jours défini écoulé, Procore envoie un e-mail de rappel jusqu'à ce que l'étape soit terminée.
    • Facultatif : Destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail n'est PAS terminée dans le nombre de jours spécifié sous Jours restants. Les destinataires nommés ici recevront également un e-mail lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent :
      • Gestionnaire de flux de travail . Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur d'élément. Un créateur d'élément est un utilisateur de Procore qui a créé l'élément sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau projet.
  2. Saisissez les informations suivantes dans la liste des personnes assignées . rubrique :
    • Rôle de la personne assignée. Sélectionnez le rôle de l'utilisateur assigné à cette étape.
      • Facultatif : cliquez sur Créer un rôle de modèle pour créer un rôle unique pour ce flux de travail personnalisé.
    • Type de décision. Sélectionnez le type de décision prise pour cette étape :
      • Le premier intervenant décide. Il peut y avoir plusieurs personnes assignées, mais une seule réponse est requise pour passer à l'étape suivante du flux de travail.
      • Plusieurs intervenants décident. Il peut y avoir plusieurs personnes assignées et plusieurs réponses. Vous pouvez déterminer l'étape suivante lorsque tous les intervenants (pas les personnes assignées) sélectionnent la même réponse. Vous pouvez également choisir l'étape suivante lorsque tous les intervenants ne sont pas d'accord.
  3. Saisissez les informations suivantes dans le champ Réponses . rubrique :
    • Si la réponse est OU Si tous les répondants décident. Sélectionnez une réponse dans la liste.
    • Allez à l'étape. Sélectionnez une autre étape du flux de travail pour devenir l'étape actuelle si la réponse ci-dessus est choisie.
      • Facultatif : cliquez sur Ajouter une étape si vous souhaitez que le flux de travail progresse vers une étape qui n'a pas encore été créée. Vous serez invité à choisir un type et un nom pour la nouvelle étape.
    • Sinon. Si le type de décision est défini sur Plusieurs intervenants décident, sélectionnez ou créez l'étape suivante du flux de travail si les réponses ne sont PAS unanimes.
  4. Répétez l'étape précédente pour continuer à ajouter des réponses à cette étape du flux de travail.
  5. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler toutes les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer en tant que brouillon. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes encore en train de créer votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à assigner votre flux de travail à un projet.

Ajouter une étape de condition à un flux de travail personnalisé 

Les étapes de condition permettent d'acheminer un chemin de flux de travail différemment selon que les conditions de l'étape sont remplies ou non. Pour créer une étape de condition, suivez les instructions ci-dessous. 

  1. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales  :
    • Nom de l'étape. Saisissez un nom pour l'étape.
    • Tapez. Sélectionnez Étape de condition.
    • Quand. Sélectionnez la première partie de l'hypothèse dans l'instruction conditionnelle. Différentes instructions conditionnelles existent pour chaque outil. Voir Instructions conditionnelles par outil. 
      • Supérieur à . Si votre organisation exige des signatures supplémentaires pour des montants supérieurs ou égaux à un montant spécifié, vous devez choisir cette option et saisir un montant dans le champ à droite.
        OU
      • Moins de . Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsque l'hypothèse est inférieure à un nombre spécifié.
      • Est. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'un certain champ est sélectionné pour un champ personnalisé.
      • Est coché. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une case à case à cocher de champ personnalisé est cochée.
      • Contient l'un des. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une ou plusieurs options à sélection multiple sont choisies pour un champ personnalisé.
    • Ensuite . Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une en cliquant sur le bouton Ajouter une étape . 
    • Sinon. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape  . Il s'agit de l'étape qui sera la suivante dans le flux de travail si les conditions de l'étape actuelle ne sont PAS remplies.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler toutes les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer en tant que brouillon. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes encore en train de créer votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à assigner votre flux de travail à un projet.

Énoncés conditionnels par outil

Changements budgétaires... Afficher/Masquer 

État Définition
Montant de la modification budgétaire Le total général de toutes les valeurs des postes d'ajustement de changement budgétaire « À » et « De ».
Montant de l'ajustement Somme des montants positifs du poste d'ajustement OU valeur absolue des montants négatifs du poste d'ajustement. La plus grande valeur absolue sera utilisée pour déterminer le résultat de l'étape de condition.

Engagements... Afficher/Masquer 

État Définition Exemple
Montant du contrat initial Le montant total de la ventilation des coûts du contrat en cours d'approbation.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation selon le montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coûts approuvés

Montant total de la ventilation des coûts des engagements « Approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés = Montant total des objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats approuvés, des ordres de changement et des coûts directs est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût

Montant total de la ventilation des coûts de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », ordres de changement de l'engagement et coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente = Montant total de tous les objets de coûts

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut est supérieur ou inférieur à un montant spécifié 
Dépassement du budget sur les objets de coûts approuvés

Montant total du budget du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements, ordres de changement de l'engagement et coûts directs « approuvés ».

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés - Montant total du budget = Montant dépassant le budget sur les objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
Dépassement du budget sur tous les objets de coûts

Montant total du budget du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Dépassement du budget pour tous les objets de coût

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
% du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « Approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

(Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant budgétaire total = % du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

(Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué à tous les objets de coûts

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.* 
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans le. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.		 Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail. Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ou « n° de bâtiment ». Si le « n° de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « n° de bâtiment » est 1, acheminez le flux de travail vers Suzanne.

Ordres de changement de l'engagement... Afficher/Masquer  

État Définition Exemple
Montant Montant total de la ventilation des coûts de l'ordre de changement en cours d'approbation.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation selon le montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coûts approuvés

Montant total de la ventilation des coûts des engagements « Approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés = Montant total des objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats, ordres de changement et coûts directs approuvés est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût

Montant total de la ventilation des coûts de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », ordres de changement de l'engagement et coûts directs du projet. Le montant de la ventilation des coûts de l'élément de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente = Montant total de tous les objets de coûts

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail lorsque le montant total des autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut est supérieur ou inférieur à un montant spécifié 
Dépassement du budget sur les objets de coûts approuvés

Montant total du budget du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements, ordres de changement de l'engagement et coûts directs « approuvés ».

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés - Montant total du budget = Montant dépassant le budget sur les objets de coûts approuvés

Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
Dépassement du budget sur tous les objets de coûts

Montant total du budget du projet soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Dépassement du budget pour tous les objets de coût

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
% du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « Approuvés », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

(Engagements approuvés + OCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant budgétaire total = % du budget alloué aux objets de coûts approuvés

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « approuvés » et « en attente », des ordres de changement de l'engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer 

(Engagements approuvés et en attente + OCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué à tous les objets de coûts

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.* 
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans l'ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.		 Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail. Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ou « n° de bâtiment ». Si le « n° de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « n° de bâtiment » est 1, acheminez le flux de travail vers Suzanne.

Correspondance/Outils personnalisés... Afficher/Masquer 

État Définition
Valeur d'impact sur les coûts Montant saisi dans le champ « Impact financier » sur l'élément de correspondance.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans l'ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.		 Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail.

Factures au maître d'ouvrage... Afficher/Masquer  

État Définition
Montant net facturé cette période Montant facturé avant les taxes. 
Montant brut facturé cette période Montant facturé après taxes.

Contrats principaux... Afficher/Masquer 

État Définition Exemple
Montant du contrat initial Le montant total de la ventilation des coûts du contrat en cours d'approbation. Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation selon le montant du contrat approuvé.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans l'ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.		 Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail. Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ou « n° de bâtiment ». Si le « n° de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « n° de bâtiment » est 1, acheminez le flux de travail vers Suzanne.

Ordres de changement au contrat principal... Afficher/Masquer 

État Définition Exemple
Montant Montant total de la ventilation des coûts de l'ordre de changement en cours d'approbation. Un flux de travail doit suivre différents chemins d'approbation selon le montant du contrat approuvé.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans l'ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.		 Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail. Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ou « n° de bâtiment ». Si le « n° de bâtiment » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « n° de bâtiment » est 1, acheminez le flux de travail vers Suzanne.

Factures de sous-traitant... Afficher/Masquer 

État Définition
Montant net Montant facturé sur la facture avec la retenue de garantie appliquée.
Valeur de l'engagement d'origine L'engagement de montant de la ventilation des coûts d'origine associé à la facture.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans l'ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.		 Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail.

*Les énoncés conditionnels liés au budget du projet sont basés sur le montant total de la colonne du budget sélectionnée dans la vue du budget des rapports personnalisés située dans l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés .

 

Ajouter une étape de fin (réussi) à un flux de travail personnalisé 

Une étape de fin définit la fin d'un flux de travail. Une étape de fin indique que le flux de travail personnalisé est terminé. 

  1. Cliquez sur le icon-blue-plus-pfcp.png attachée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Terminer l' étape (réussie).  
  2. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales  :
    • Nom de l'étape. Saisissez un nom pour l'étape.
    • Statut de l'élément. Sélectionnez le statut approprié qui indique l'achèvement réussi. Les options de statut varient selon l'outil.
    • Facultatif : Destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent : 
      • Gestionnaire de flux de travail . Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur d'élément. Un créateur d'élément est un utilisateur de Procore qui a créé l'élément sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau projet.
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler toutes les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer en tant que brouillon. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes encore en train de créer votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à assigner votre flux de travail à un projet.

Ajouter une étape de fin (échec) à un flux de travail personnalisé 

  1. Cliquez sur le icon-blue-plus-pfcp.png attachée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Terminer l'étape (Échec).
  2. Saisissez les informations suivantes dans la section Informations générales  :
    • Nom de l'étape. Saisissez un nom pour l'étape.
    • Statut de l'élément. Sélectionnez le statut approprié qui indique une exécution infructueuse. Les options de statut varient selon l'outil.
    • Facultatif : Destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou rôles qui doivent recevoir une notification automatique lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent : 
      • Gestionnaire de flux de travail . Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur d'élément. Un créateur d'élément est un utilisateur de Procore qui a créé l'élément sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau projet.
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour annuler toutes les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer en tant que brouillon. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes encore en train de créer votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à assigner votre flux de travail à un projet.

 

Assigner des modèles de flux de travail aux projets

Une fois vos flux de travail publiés , l'étape suivante consiste à les assigner à un projet afin qu'ils puissent être configurés. Les étapes suivantes vous montrent comment assigner des flux de travail à des projets dans l'outil Flux de travail au niveau entreprise. 

 

Configurer des modèles de flux de travail sur un projet

Une fois que les modèles de flux de travail sont assignés aux projets, ils doivent être configurés. Il s'agit du processus au cours duquel les étapes du flux de travail sont assignées à des utilisateurs spécifiques et le nombre de jours dont ils disposent pour répondre est défini. Un flux de travail par défaut devra également être défini pour l'outil auquel il est associé avant de pouvoir être appliqué à un élément.

Objectif

Configurer un flux de travail personnalisé à utiliser sur un projet Procore. 

Contexte

Une fois qu'un modèle de flux de travail personnalisé est publié, l'étape suivante consiste à assigner ce flux de travail à un projet . Une fois que le flux de travail est assigné à un projet, vous pouvez mettre à jour ses paramètres de configuration pour votre projet spécifique. Cela comprend l'affectation d'une personne pour agir en tant que « gestionnaire de flux de travail » et l'affectation du ou des groupes de distribution et personnes assignées appropriés à votre flux de travail pour les notifications automatisées de Procore. 

Cet article couvre les configurations au niveau projet pour les flux de travail personnalisés dans tous les outils disponibles.

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire de l'entreprise. 
      OU
    • Utilisateurs disposant de l'autorisation granulaire de flux de travail d'engagement « Configurer les modèles de flux de travail » pour l'outil respectif dans leur modèle d'autorisation.
      ET
      Autorisations de niveau « Admin » sur l'outil où le flux de travail est configuré

Étapes

Assigner un responsable du flux de travail de projet et un responsable du flux de travail du projet Groupe de distribution à un flux de travail personnalisé

  1. Accédez à l'outil au niveau projet dans lequel le flux de travail est configuré.
    • Facture de sous-traitant (Facturation)
    • Correspondance/Outils personnalisés 
    • Contrats principaux
    • Contrat de sous-traitance (engagements)
    • Bon de commande (engagements)
    • Modification du budget (Budget)
    • Ordre de changement au contrat principal (contrats principaux)
    • Ordre de changement de l'engagement (engagements)
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
    Remarque : pour l'outil Correspondance, sélectionnez les paramètres de configuration pour le type spécifique défini dans le flux de travail.
  3. Cliquez sur « Paramètres du flux de travail » dans le volet de droite.
    Remarque : les outils Facturation et Correspondance n'ont pas de page distincte « Paramètres de flux de travail ». Faites défiler les paramètres de configuration de la facturation jusqu'en bas pour rechercher les configurations de flux de travail.
  4. Cliquez sur le bouton Configurer à côté du flux de travail en cours de configuration pour ouvrir le visualiseur de flux de travail.
    Exemple
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  5. En haut du flux de travail, procédez comme suit :
    • Assigner le gestionnaire de flux de travail . Sélectionnez l'utilisateur du projet assigné à ce rôle dans la liste déroulante en haut de la page. 
    • Assigner un groupe de distribution . Sélectionnez un groupe de distribution dans cette liste. Ces utilisateurs sont les personnes qui reçoivent des e-mails de notification de Procore lorsque des actions sont déclenchées par les étapes de votre flux de travail. 
  6. Cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit de l'outil Flux de travail. 

Personnaliser les étapes standard d'un flux de travail personnalisé

  1. Accédez à l'outil au niveau projet dans lequel le flux de travail est configuré.
    • Facture de sous-traitant (engagements)
    • Correspondance/Outils personnalisés 
    • Contrats principaux
    • Contrat de sous-traitance (engagements)
    • Bon de commande (engagements)
    • Modification du budget (Budget)
    • Ordre de changement au contrat principal (contrats principaux)
    • Ordre de changement de l'engagement (engagements)
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
    Remarque : pour l'outil Correspondance, sélectionnez les paramètres de configuration pour le type spécifique de flux de travail.
  3. Cliquez sur « Paramètres du flux de travail » dans le volet de droite.
    Remarque : l'outil Facturation n'a pas de page distincte « Paramètres de flux de travail ». Faites défiler les paramètres de configuration de la facturation jusqu'en bas pour trouver les configurations de flux de travail
  4. Recherchez le flux de travail à mettre à jour dans le tableau « Paramètres du flux de travail » et cliquez sur Configurer .
    clipboard_e5a45ab9aaf88d462486d282bcaf7da1b.png
  5. Cliquez sur une étape standard dans le flux de travail personnalisé pour ouvrir le volet droit de cette étape. 
  6. Procédez comme suit :
    • Personne(s) assignée(s). Sélectionnez un (1) ou plusieurs noms d'utilisateur Procore dans cette liste déroulante. Pour apparaître dans cette liste, la personne doit être ajoutée à l'outil Annuaire du projet. Remarque : si « Créateur d'élément » a été sélectionné pour le rôle de personne assignée d'une étape dans le générateur de flux de travail au niveau entreprise, une autre personne assignée spécifique ne peut pas être choisie.
    • Jours restants* . Saisissez un numéro dans la première case. Sélectionnez ensuite Jours calendaires ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Ceci définit le nombre de jours dont disposent les « personnes assignées » pour terminer l'étape du flux de travail. Si les personnes assignées ne suivent pas ces étapes, Procore envoie une notification automatisée à la ou aux personnes assignées comme rappel.
  7. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque étape standard du flux de travail
  8. Cliquez sur Enregistrer . Remarque : s'il reste des champs obligatoires à remplir, une bannière apparaît en haut du visualiseur de flux de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape et quel champ doivent être traités.

Définir un flux de travail par défaut

Un flux de travail par défaut doit être configuré et défini avant de pouvoir démarrer un flux de travail sur un élément.

  1. Passez la souris sur la colonne « Flux de travail par défaut » dans le tableau « Paramètres de flux de travail ».
  2. Cliquez sur Définir par défaut dans la ligne du flux de travail que vous souhaitez définir par défaut. Remarque : si un flux de travail par défaut a déjà été défini, la même action supprime la sélection par défaut. 
  3. Une fois le flux de travail par défaut défini, une coche apparaît dans la colonne « Flux de travail par défaut » à côté de ce modèle.

 

Démarrer un flux de travail

Si vous avez activé le moteur de flux de travail en libre-service dans l'outil Flux de travail configurer les paramètres, vous êtes maintenant prêt à utiliser vos flux de travail sur les éléments au niveau projet. Après avoir créé et configuré un modèle sur un projet, l'étape suivante consiste à créer un élément qui nécessite un flux de travail (contrat ou facture). Les flux de travail sur les factures de sous-traitants démarrent automatiquement, mais les flux de travail sur les contrats doivent être démarrés manuellement. Les instructions ci-dessous vous montreront comment démarrer un flux de travail.

 

Objectif

Après la création d'un nouvel engagement, d'un contrat principal ou d'un changement budgétaire d'un projet, l'étape suivante consistera à lancer le flux de travail afin que ses membres puissent y répondre.

Éléments à prendre en compte

Conditions préalables

  • Un flux de travail par défaut doit être défini pour l'outil dans lequel vous travaillez.
  • Si l'élément est un contrat, il doit être dans le statut Ébauche.

Procédure

  1. Accédez à l'outil et à l'élément contenant le flux de travail.
  2. Cliquez sur Démarrer le flux de travail dans le coin supérieur droit du contrat.
    start-workflow-button.png

Répondre à un flux de travail personnalisé

 

Objectif 

Répondre à un flux de travail personnalisé sur un élément au niveau projet. 

Contexte

Une fois qu'un flux de travail a été lancé sur un élément au niveau Projet, les personnes assignées désignées peuvent ajouter des réponses au flux de travail.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour répondre à un flux de travail sur un engagement ou un ordre de changement d'engagement :
      • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Engagements ou Contrats principaux du projet.
      • Vous devez être autorisé à afficher l'élément contenant le flux de travail. Si l'élément est marqué comme « Privé », le répondeur doit disposer des autorisations de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » dans les paramètres de confidentialité de l'élément. 
      • Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail du contrat.
    • Pour répondre à un flux de travail sur un contrat principal ou un ordre de changement au contrat principal :
      • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Engagements ou Contrats principaux du projet.
      • Vous devez être autorisé à afficher l'élément contenant le flux de travail. Si l'élément est marqué comme « Privé », le répondeur doit disposer des autorisations de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » dans les paramètres de confidentialité de l'élément. 
      • Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail du contrat.
    • Pour répondre à un flux de travail d'une facture de sous-traitant :
      • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Engagements du projet.
      • Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de la facture.
      • La facture doit être associée à une période de facturation ouverte.
      • Vous devez être autorisé à afficher l'élément contenant le flux de travail. Si l'élément est marqué comme « Privé », le répondeur doit disposer des autorisations de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » dans les paramètres de confidentialité de l'élément. 
    • Pour répondre à un flux de travail lors d'une modification de budget :
      • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Budget du projet.
      • Doit être la personne assignée de l'étape de flux de travail actuelle sur le changement de budget.
    • Pour répondre à un flux de travail sur un élément de correspondance :
      • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures sur le Type de correspondance du projet.
      • Doit être la personne assignée à l'étape de flux de travail actuelle de l'élément de correspondance.

Étapes 

  1. Accédez à l'élément au niveau Projet contenant le flux de travail. 
     Conseil

    Vous pouvez accéder à l'élément dans Procore en cliquant sur le bouton « Passer à l'action dans Procore » dans l'e-mail de notification du flux de travail.

  2. Dans le volet droit de l'élément, révisez l'étape « Actuel » du flux de travail. 
    Remarque : cliquez sur « Afficher le flux de travail » si le panneau latéral est réduit.
  3. Sélectionnez votre réponse pour le flux de travail en bas du volet droit. 
    Remarque : vous aurez la possibilité d'annuler votre réponse à l'étape suivante.
  4. Facultatif : chargez ou joignez des fichiers au flux de travail. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Facultatif : indiquez la raison de votre réponse.
  6. Cliquez sur Envoyer pour finaliser votre réponse ou sur Retour pour revenir et modifier votre réponse.

 

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