Budget basé sur la productivité du chantier et la quantité unitaire : Guide de configuration

Ce flux de travail permet aux clients, sans Procore Finances, de charger des heures de main-d'œuvre budgétées et des quantités produites budgétées sans utiliser l'outil Budget.

Une fois que vos heures sont budgétées et que les quantités produites sont établies, vos équipes de chantier peuvent utiliser les feuilles horaires pour enregistrer le temps par rapport à ces tâches budgétées, ainsi que soumettre et ajouter des quantités pour les unités installées quotidiennement dans les feuilles horaires. 

Dans les rapports, votre budget importé peut être utilisé dans le rapport Main-d'œuvre budgétée/réelle, où les utilisateurs peuvent comparer les heures de pointage saisies dans Procore avec les heures de main-d'œuvre de votre budget importé. La valeur principale de ce rapport est de voir le pourcentage d'heures utilisé pour chaque code de coût et inclut des valeurs calculées comme les heures restantes et les heures du projet à ce jour.

Pour les quantités produites, votre budget importé peut être utilisé dans le rapport de production du chantier, où les utilisateurs peuvent comparer les quantités produites saisies dans l'outil Feuilles horaires avec les quantités produites de votre budget importé. La principale valeur de ce rapport est de suivre la progression des produits installés sur le site en consultant le pourcentage d'achèvement pour chaque code de coût. Elle inclut également des valeurs calculées telles que les quantités budgétées, réelles et restantes. Ceci donne aux équipes un aperçu en temps réel du pourcentage de travail effectué pour les tâches sur site.

Pour suivre les étapes décrites dans ce guide, les utilisateurs doivent disposer des autorisations suivantes :

Niveau entreprise

• Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin de l'entreprise.

Niveau projet

• Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin du projet.
• Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire du projet.
• Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Feuilles horaires du projet.

Certaines de ces tâches peuvent être effectuées avec des autorisations de niveau inférieur ou granulaires. Consultez la matrice des autorisations utilisateur pour obtenir la liste complète des actions effectuées dans tous les autres outils.

1. Accédez à l'outil Admin au niveau de l'entreprise. 
2. Sous « Paramètres de la compagnie », cliquez sur le lien Structure de découpage du projet.
3. Dans le tableau Segments, cliquez sur le bouton Ajouter un segment . 
   
4. Dans la fenêtre « Nouveau segment », procédez comme suit :

   Remarque

   Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique un champ obligatoire.
   
   • Nom du segment*. Saisissez un nom pour votre nouveau segment. Ceci est un champ obligatoire. Les noms de segments en double ne sont PAS autorisés. Un message « Le nom du segment est en cours d'utilisation » s'affiche pour vous avertir si vous essayez de saisir un nom qui existe déjà. 

      Conseil

     Vous ne savez pas quels segments personnalisés créer ? Pour savoir comment les autres clients de Procore utilisent la structure de découpage du projet, voir Quels segments personnalisés devons-nous créer pour la structure de découpage du travail de notre entreprise ?
   • Structure segmentée*. Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante. Ceci est un champ obligatoire. Vos choix incluent :
     • Plat. Sélectionnez cette option pour ajouter votre segment à la liste sans hiérarchie.
     • À plusieurs niveaux. Sélectionnez cette option pour imbriquer votre segment dans une structure arborescente (hiérarchique).

        Conseil

       Quelle est la différence entre un segment plat et un segment à plusieurs niveaux ? Pour connaître la différence, voir Quelle est la différence entre un segment plat et à plusieurs niveaux dans la SDP de SDP?
5. Dans la section Actions au niveau projet, choisissez une (1) ou toutes ces options :

   Remarque

   Lorsque les paramètres Actions au niveau projet sont activés, vos administrateurs de projet (utilisateurs avec des autorisations de niveau Admin sur l'outil Admin au niveau projet) sont autorisés à effectuer des tâches spécifiques sur des segments et des éléments de segment au niveau projet. Ces paramètres sont désactivés par défaut. 
   • Ajouter/modifier/supprimer des éléments de segment au niveau projet. Cochez cette case à cocher pour permettre aux administrateurs de projet d’ajouter, de modifier et de supprimer des éléments de segment non utilisés sur un projet. Ce paramètre est désactivé par défaut.

     Remarque

     Lorsque ce paramètre est activé, les administrateurs de projet peuvent effectuer ces tâches :

     • Ajouter des éléments de segment à un projet
     • Modifier des items de segment sur un projet
     • Supprimer les items de segment inutilisés d'un projet
   • Supprimer les éléments de segment hérités de l’entreprise. Cochez cette case à cocher pour permettre aux administrateurs de projet de supprimer des éléments de segment hérités au niveau projet de l’outil Admin au niveau entreprise. Ceci est utile pour les administrateurs de projet qui ne souhaitent pas que les nouveaux éléments de segment créés au niveau entreprise soient utilisés dans un projet. Voir Supprimer des éléments de segment non utilisés d’un projet.
6. Cliquez sur Créer.
   Procore ajoute le nouveau segment au bas de la liste « Segments ».
7. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les nouveaux segments à ajouter.

1. Accédez à l'outil Admin du projet.
2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur Outils actifs.
   
3. Cochez les cases de pour ajouter les outils suivants à votre projet :
   • Rapport journalier avec le registre de pointages (facultatif)
   • Feuilles horaires
4. Cliquez sur Mettre à jour.

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin du projet. 
    ET
    Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire du projet. 
• Type de fichier d'importation pris en charge :
  • XLSX
• Informations supplémentaires :
  • Vous n'avez PAS besoin d'activer l'outil Budget pour importer des heures de main-d'œuvre et des quantités produites. Si vous avez accès à l'outil Budget via Finances, importer un budget.
  • La section « Budget basé sur la quantité unitaire » de l'outil Admin du projet n'est disponible que pour ceux qui ont activé l'outil Feuilles horaires .

1. Accédez à l'outil Feuilles horaires du projet.
2. Sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez créer une feuille horaire. Vous pouvez utiliser les flèches pour naviguer au jour le jour ou sélectionner à l'aide du contrôle de calendrier déroulant .
3. Cliquez sur Créer et sélectionnez Nouvelle feuille horaire journalière dans la liste déroulante.

    Conseil

   Vous pouvez également utiliser ces options pour créer une nouvelle feuille horaire quotidienne :

   • Pour créer une nouvelle feuille horaire à partir d'une feuille horaire quotidienne précédente, consultez Copier une feuille horaire précédente.
   • Pour créer une nouvelle feuille horaire quotidienne et mettre à jour ses entrées de pointage par lot, consultez Saisir par lot une entrée de pointage.
4. Cochez la ou les cases des employés pour lesquels vous souhaitez créer une feuille horaire.

   Remarques

   • Pour figurer dans cette liste, la personne doit avoir été ajoutée à un annuaire et une coche doit apparaître dans la zone « Est employé(e) de <votre entreprise> » sur son profil. Pour plus d'informations sur la vérification de ce paramètre dans le profil d'un utilisateur, voir Modifier un compte utilisateur dans l'annuaire du projet.
   • Les employés qui ne sont inscrits que dans l'annuaire de l'entreprise peuvent être sélectionnés si l'option « Les employés de l'entreprise peuvent-ils être suivis sur tous les projets? » est activée. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau entreprise.
   • Lorsque l'option « Les employés peuvent être suivis sur tous les projets » est activée, vous devez disposer d'autorisations « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Annuaire de l'entreprise pour afficher tous les employés et travailleurs.
   • Pour sélectionner une équipe, une équipe doit d'abord être créé dans l'outil Équipes. Voir Créer une équipe .
5. Cliquez sur Ajouter.
6. Sélectionnez la date.
7. Facultatif : cliquez sur le bouton Ajouter des employés pour ajouter des employés supplémentaires.
8. Saisissez les informations de saisie des heures pour chaque employé.
   Remarque : appliquer les mêmes informations de saisie des heures à plusieurs employés. Saisir par lot les entrées de pointage.
   • Classification : sélectionnez une classification dans la liste déroulante. Pour savoir quels outils Procore interagissent avec les classifications, consultez Quels outils Procore prennent en charge les « Classifications ».
   • Sous-projet : Sélectionnez dans la liste déroulante. Les sélections sont ajoutées par un outil administrateur. Voir Ajouter des éléments de segment sous-projet à un projet Procore.
   • Code de coût : saisissez ou sélectionnez dans le menu déroulant le ou les codes de coût associés à l'entrée de pointage.

      Conseil

     Les sélections disponibles dans la liste déroulante "Codes de coûts" dépendent de la façon dont le paramètre "Limitation des codes de coûts par types de coûts" est configuré dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau entreprise. De plus, une (1) des conditions suivantes doit être remplie dans le projet :

     • La combinaison code de coût/type de coût doit être incluse dans un poste budgétaire dans le projet Procore. Voir Ajouter un poste budgétaire.
       OU
     • La combinaison code de coût/type de coût doit avoir été importée dans le budget à l'aide de la page « Budget basé sur la quantité unitaire » de l'outil Admin de l'entreprise. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.
     • Lieu : sélectionnez un lieu dans la liste déroulante. Ceci doit correspondre à l'endroit où l'utilisateur a effectué le travail. Si vous disposez des autorisations appropriées pour ajouter un lieu, consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ?
     • Saisie de l'heure. Saisissez les heures travaillées.
       Remarque : le format de saisie des heures est configuré dans Paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau projet.
     • Type d'horaires : sélectionnez le type de paie à saisir dans le menu déroulant. Choisissez parmi les options suivantes :
       • Heures normales
       • Temps double
       • Exempt
       • Congé
       • Heures supplémentaires
       • Congé payé
       • Salaire
       • Vacances
         Remarque : les types d'horaires peuvent être créés dans l'outil Pointage au niveau entreprise (voir Ajouter un type d'horaires personnalisé) ou dans l'outil Feuilles horaires au niveau entreprise (voir "Gérer les types d'horaires" dans Configurer les paramètres avancés : Feuilles horaires au niveau entreprise). 
     • Facturable : choisissez Oui ou Non dans la liste déroulante pour indiquer si les heures sont facturables au projet.
     • Ajouter une description : Cliquez pour saisir des commentaires supplémentaires sur l'entrée de pointage.
     • Ajouter un poste : cliquez sur cette option pour créer des postes supplémentaires sur une entrée de pointage. 
       Remarque : si vous utilisez la méthode « Saisie des heures » de début et d'arrêt, l'heure de début de la nouvelle ligne tiendra compte de l'heure déjà saisie et l'heure d'arrêt de la nouvelle ligne reflétera l'heure d'arrêt par défaut dans vos paramètres. Toute heure saisie après l'heure d'arrêt par défaut sera ajoutée par incréments d'une heure.
     • Cliquez sur Diviser pour réallouer une seule entrée de pointage en plusieurs entrées de pointage. Voir Réallouer du temps aux nouvelles feuilles de pointage dans l'outil Feuilles horaires de l'entreprise .
9. Passez en revue le résumé des heures de la feuille horaire, ainsi que les heures quotidiennes et hebdomadaires pour tous les projets.
10. Cliquez sur Soumettre ou Soumettre et ajouter des quantités pour ajouter les quantités à votre feuille horaire.
    Remarque : vous ne pouvez ajouter des quantités que si les quantités ont été chargées dans votre projet. Voir Ajouter des quantités à une feuille horaire.

Maintenant que vous avez rempli votre feuille horaire, effectuez les actions suivantes avant de la soumettre :

1. Cliquez sur Envoyer et ajouter des quantités.
   Remarque : ce bouton est désactivé si les quantités n'ont pas été chargées dans le projet. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.
   

2. Dans la page « Ajouter des quantités », saisissez un montant dans le champ Unités installées.

   Remarques

   • La page Ajouter des quantités affiche uniquement les codes de coût auxquels est associée une quantité budgétée importée.
   • Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet (voir Activer les sous-projets sur les projets pour les SDP), le "Sous-projet" associé à l'entrée "Unités installées" s'affiche dans la fenêtre Ajouter des quantités. Si la fonction "Sous-projets" est désactivée, le champ "Sous-projet" affiche le mot "Aucun(e)".
   • Le pourcentage accompli (%) et l'unité de mesure (UdM) et le pourcentage accompli (%) appropriés automatiquement avec les données qui ont été importées. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.

3. Cliquez sur Soumettre.
   

• Afficher un rapport à partir de l'outil Rapports du projet
• Afficher un rapport à partir de l'outil Feuilles horaires du projet

• À partir de l'outil Rapports du projet
• À partir de l'outil Feuilles horaires du projet