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Procore

Créer un projet

Objectif

Ajouter un nouveau projet au compte Procore de votre entreprise à l'aide de l'assistant de création de projet de l'outil Portefeuille.

Contexte

L'assistant de création de projet vous permet de créer rapidement des projets Procore et de charger efficacement les documents-clés du projet (par exemple, les plans et le cahier des charges).

Éléments à prendre en compte

Procédure

Pour ajouter un nouveau projet, utilisez l'assistant de création de projet. La procédure est la suivante :

  1. Lancer l'assistant de création de projet
  2. Ajouter les détails du projet
  3. Ajouter et retirer des outils dans la boîte à outils du projet
  4. Ajouter des codes de coût de projet
  5. Mettre à jour l'annuaire
  6. Charger des plans
  7. Charger le cahier des charges
  8. Charger le planning

Lancer l'assistant de création de projet

  1. Accédez à l'outil Portefeuille de l'entreprise.
  2. Cliquez sur Créer un projet.

    create-portfolio-project.png

    L'assistant de création de projet démarre. 

Ajouter les détails du projet

  1. Assurez-vous que Détails du projet est sélectionné.

    create-new-project-information.png
     
  2. Sous Informations sur le projet, renseignez au besoin les informations suivantes :
    remarque : un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
    • Modèle. Choisissez un modèle de projet dans la liste ou choisissez « Ne pas appliquer de modèle ».
      Remarques :

      • Ce champ n'est visible et disponible que lorsque la fonction de modèles de projets est activée sur le compte Procore de votre entreprise.
      • Pour sélectionner un modèle dans la liste, le modèle de projet souhaité doit être actif. Voir Configurer un modèle de projet.
    • Nom*. Saisir un nom pour le projet. Ceci est un champ obligatoire.

    • Coder . Saisissez un code de projet pour aider votre équipe à identifier et à localiser le projet dans Procore. Il doit s'agir de l'abréviation du nom du projet.

      Bêta Pour les utilisateurs de Procore participant au programme bêta fermé de l'outil Gestion de documents de Procore, le « Code » saisi ci-dessus s'intègre aux normes de dénomination que vous spécifiez dans la page Configurer les paramètres de l'outil. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le champ « Code » sur la page de création de projet ?

    • Valeur estimée*. Saisir la valeur prévue du projet une fois terminé. Saisir une valeur au nombre entier le plus proche. Par exemple, si la valeur estimée de votre projet est de 18 millions de dollars, saisir 18 000 000,00 $ dans la case.

    • Date de début*. Il s'agit de la date à laquelle le projet commencera et qui sera également utilisé pour calculer le volume de construction.

    • Date d'achèvement*. Sélectionnez la date d'achèvement prévue du projet. Une fois le projet commencé, vous pouvez comparer ce champ à la date de fin réelle.

    • Étape. Sélectionnez une étape du projet dans la liste. Ces sélections sont créées avec l'outil Admin de l'entreprise. Voir Ajouter des étapes de projets personnalisés à votre entreprise.

    • Type. Sélectionnez un type de projet dans le menu déroulant. Ces sélections sont créées dans l'outil Admin de l'entreprise. Voir Ajouter un type de projet personnalisé.

    • Numéro de projet. Saisissez un numéro ou un identifiant de projet unique pour le différencier des autres projets de l'entreprise.

    • Pieds carrés. Entrez la superficie en pieds carrés du projet.

    • Numéro du magasin. Entrez le numéro du magasin pour le projet. Ce champ n'est visible et disponible que si le paramètre « Inclure le numéro du magasin et le secteur de marché désigné » est activé dans la section « Paramètres du projet par défaut » de l'outil Admin de l'entreprise.

    • Description. Entrez un bref résumé du projet.

    • Actif. Cliquez sur ON pour régler le projet sur Actif, ou cliquez sur OFF pour régler le projet sur Inactif.

    • Logo. Faites glisser et déposez une image ou cliquez sur la zone pour sélectionner un fichier d'image chargé comme logo pour le projet. Le fichier doit avoir des dimensions de 200 x 70 pixels, ne doit pas dépasser 3 Mo et doit être enregistré sous format GIF, JPG ou PNG. Pour modifier ce logo ultérieurement, voir Mettre à jour les informations générales sur le projet.

    • Photo. Utiliser une opération de glisser-déposer sur une image ou cliquez sur la zone pour sélectionner un fichier d'image à charger comme photo de projet. Le fichier doit avoir des dimensions de 200 x 100 pixels, ne doit pas dépasser les 3 Mo et doit être enregistré sous format GIF, JPG ou PNG. Pour modifier cette photo ultérieurement, voir Mettre à jour les informations générales du projet ou Ajouter une photo du projet.

  3. Sous Lieu du projet, renseignez au besoin les informations suivantes :
    Remarque : un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.

    portfolio-create-project-project-location.png
    • Pays*. Sélectionnez le pays dans la liste déroulante.

    • Fuseau horaire*. Choisissez le fuseau horaire approprié pour le projet dans la liste déroulante. Ce fuseau horaire déterminera l'heure des éléments tout au long du projet.

    • Adresse. Saisir l'adresse du chantier du projet.
      Remarques :

    • Ville. Saisir le nom complet de la ville du projet.
      Remarque : n'abrégez pas le nom de la ville.

    • État. Sélectionnez l'état pour le projet dans la liste déroulante.

    • Code postal. Entrez le code postal du projet.
      Remarque : Procore utilise un service tiers pour déterminer automatiquement le nom du comté en fonction des champs « Adresse » et « Code postal ». Comme il s'agit d'un projet auto-déterminé, il n'y a pas de saisie de données pour le comté dans la page Créer un nouveau projet. Pour modifier la valeur du comté, voir Mettre à jour les informations générales sur le projet.

    • Téléphone. Indiquez le numéro de téléphone principal du site de projet. Les membres de l'équipe pourront voir ce numéro de téléphone.

    • Télécopieur. Indiquez le numéro de télécopieur sur place (si disponible). Ceci permet aux membres de l'équipe de voir et d'utiliser le numéro de télécopieur du projet en cas de besoin.

    • Secteur de marché désigné. Entrez le secteur de marché désigné pour le projet.
      Remarque : ce champ n'est visible et disponible que si le paramètre « Inclure le numéro du magasin et le secteur de marché désigné » est activé dans la section « Valeurs par défaut » de l'outil Admin de l'entreprise.

  4. Sous Avancé, renseignez au besoin les informations suivantes :

    portfolio-create-project-advanced.png
    • Bureau. Choisissez le bureau qui gère ce projet. Ces sélections sont créées dans l'outil Admin de l'entreprise. Voir Ajouter un emplacement de bureau.

    • Départements. Sélectionnez un ou plusieurs départements qui ont la responsabilité du projet. Ces sélections sont créées avec l'outil Admin de l'entreprise. Voir Projets d'entreprise personnalisés.
      Remarque : ces services apparaissent dans l'outil Pointage et Annuaire, et peuvent également apparaître dans d'autres outils Procore selon la configuration spécifique de votre entreprise.

    • Programme . Sélectionnez le programme dans lequel classer votre projet. ​Ces sélections sont créées à l'aide de l'outil Admin de l'entreprise. Voir Ajouter des programmes .
      Remarque : vous pouvez afficher vos projets par programme à l'aide de l'onglet Programmes outil.

    • Drapeau. Sélectionnez une couleur pour le drapeau du projet dans la liste déroulante. Les sélections de couleurs par défaut du système sont : ROUGE, JAUNE et VERT. Ceci vous permet d'organiser visuellement vos projets (par exemple, vous pourriez vouloir marquer les projets internes comme ROUGE et les projets commerciaux comme VERT).

    • Zone. Sélectionnez la zone dans laquelle vous souhaitez classer votre projet. Ces sélections sont créées à l'aide de l'outil Admin de l'entreprise. Voir Ajouter des zones de projet.
      Remarque : vous pouvez afficher les projets par zone dans l'outil Portefeuille.

    • Type d'appel d'offres. Sélectionnez le type d'appel d'offres dans la liste. Ces sélections sont créées avec l'outil Admin de l'entreprise. Voir Ajouter un type d'appel d'offres personnalisé.

    • Type de maître d'ouvrage. Sélectionnez le type de maître d'ouvrage dans la liste déroulante. Ces sélections sont créées dans l'outil Admin de l'entreprise. Voir Ajouter un type de maître d'ouvrage personnalisé.

    • Projet principal. Sélectionnez le nom du projet principal dans Procore à partir de la liste déroulante. Dans Procore, un projet principal est un projet Procore qui a été désigné comme projet principal pour un ou plusieurs projets connexes dans l'outil Portefeuille de Procore. Pour en savoir plus, voir Quelle est la différence entre un projet, un projet principal et un sous-projet ?

    • Date de début de garantie. Sélectionnez la date de début de la garantie contractuelle de la construction.

    • Date de fin de garantie. Sélectionnez la date de fin de la garantie du contrat de construction.

    • Copier l'annuaire de : sélectionnez l'un des projets du compte Procore de votre entreprise pour copier les informations sur l'utilisateur et l'entreprise depuis l'annuaire de ce projet vers l'outil Annuaire de votre projet actuel. Voir Copier l'annuaire d'un projet à un autre.

    • Langue-Pays : sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez que le projet s'affiche.
      Remarque : si « Aucune sélection », la langue du projet correspond à la langue de l'entreprise pour les utilisateurs qui n'ont pas changé la langue de leur compte d'utilisateur dans « Paramètres de mon profil ». Voir Puis-je changer la langue de mon entreprise, de mon projet ou de mon utilisateur dans Procore ?

    • Projet de test : cochez la case si ce projet est utilisé à des fins d'apprentissage uniquement. Il est important de noter que le fait de marquer un projet comme « Projet de test » ne l'exclut pas de la limite de projets de votre compte. Voir Qu'est-ce qu'un projet de test ?

  1. Cliquez sur Créer un projet.

Ajouter et supprimer des outils dans la boîte à outils du projet

Les outils sélectionnés sur cette page s'affichent dans le menu des outils du projet, tandis que les outils non sélectionnés ne sont pas répertoriés dans le menu et ne peuvent pas être utilisés.
Remarque : Si vous souhaitez modifier les outils disponibles par la suite, vous pouvez le faire via l'outil Admin du projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

  1. Vérifiez que Outils est en surbrillance.
    Important : Si le lien Outils n'apparaît PAS dans l'assistant de création de projet, c'est que les outils du projet dépendent du modèle de projet que vous avez appliqué à votre nouveau projet.
  2. Pour ajouter et retirer des outils pour le projet, procédez comme suit :
    • Pour ajouter un outil individuellement : cochez la case correspondant à l'outil souhaité. 
    • Pour ajouter tous les outils disponibles dans une catégorie : cochez la case en face du nom de la catégorie.
      OU
      Pour ajouter tous les outils disponibles de toutes les catégories : cochez la case accolée à Sélectionner tout.
      Remarque : cliquer à nouveau sur la case désélectionne tous les outils.
    • Pour supprimer un outil : désactivez la case à cocher de cet outil.
  3. Pour réorganiser l'ordre des outils dans la barre d'outils du projet pour tous les utilisateurs :

    rearrange-project-tools.png
    1. Avec votre souris, survolez l'icône de poignée ⁞⁞ accolée à l'outil que vous souhaitez déplacer.
    2. Déplacez l'outil jusqu'à sa nouvelle position dans la catégorie de produits par une opération de glisser-déposer.
  4. Cliquez sur Sélectionner les outils.
    Remarque : le système affiche une bannière VERTE pour confirmer que vos paramètres ont été enregistrés.

Ajouter des codes de coût de projet

Remarques
  1. Assurez-vous que le code de coût est mis en surbrillance.
    Remarques :
  2. Choisissez parmi ces options (A) ou (B) :
    1. Si votre compte d'entreprise Procore n'est PAS configuré pour fonctionner avec un système ERP intégré, la page Liste normalisée des codes de coût (illustrée ci-dessus) s'affiche. Choisissez parmi les options suivantes :
      • Pour copier uniquement les codes sélectionnés dans la liste normalisée des codes de coût de Procore :
        1. Développez le(s) dossier(s) de division souhaité(s).
        2. Mettez en surbrillance les codes de coût souhaités.
        3. Cliquez sur Copier les codes sélectionnés.
      • Pour copier tous les codes de la liste normalisée des codes de coût de Procore :
        1. Cliquez sur Copier tous les codes.
          Le système affiche le message de confirmation suivant : « une fois que vous avez ajouté ce code de coût, la liste source ne peut pas être modifiée. »
        2. Cliquez sur OK pour accuser réception du message de confirmation.
          Tous les codes de la Liste normalisée des codes de coût sont alors déplacés vers la liste Codes de coûts de projet.
    2. Si votre compte Procore est configuré pour fonctionner avec un système ERP intégré, le menu déroulant Source s'affiche. Procédez comme suit :
      • Sélectionnez Liste normalisée des codes de coût Sage 300 CRE®.
        Remarque : vous ne pourrez sélectionner cette option que si votre entreprise a activé l'intégration Procore + Sage 300 CRE®. Ce paramètre est obligatoire pour l'intégration Procore + Sage 300 CRE®.
  3. Cliquez sur Suivant.
    Si votre entreprise a activé l'intégration Procore + Sage 300 CRE®, le système affiche la page Codes de coûts et types de coûts.

Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût

Remarque : cette page est uniquement disponible dans ce module si les intégrations ERP sont activées dans votre compte Procore.

  1. Vérifiez que Code de coût est mis en surbrillance.
  2. Pour chaque code de coût répertorié, cochez une (1) ou plusieurs cases pour assigner le code à un (1) ou plusieurs types de coût.
    Important :
    • Les projets qui exploitent les codes de coûts Integration by Ryvit utilisent les types de coûts Integration by Ryvit standard. Les modifications apportées à cette liste de types de coûts doivent être effectuées dans Integration by Ryvit.

      add-cost-type.gif
  3. Cliquez sur Continuer.
    Vos assignations de types de coûts sont automatiquement enregistrées et Procore confirme avoir créé votre nouveau projet.

    new-project-created.png
  4. Cliquez sur Continuer la configuration du projet.

Mettre à jour l'annuaire

  1. Vérifiez que Annuaire est en surbrillance.

    add-directory.gif
  2. Pour ajouter des contacts et des entreprises à votre annuaire du projet depuis l'annuaire de l'entreprise, procédez comme suit :
    • Si votre projet est basé sur un modèle de projet existant, vous pouvez cliquer sur Sélectionner tout dans le menu déroulant pour ajouter toutes les entreprises et tous leurs employés.
    • Pour ajouter une entreprise à partir de l'annuaire de l'entreprise de Procore et tous les employés de cette entreprise, commencez à saisir le nom de l'entreprise. Lorsque le système trouve la correspondance appropriée, sélectionnez l'entreprise dans la liste. L'opération ajoute à la fois l'entreprise et les personnes à l'annuaire du projet.
    • Pour ajouter une personne, commencez à taper son nom. Lorsque le système trouve la correspondance appropriée, sélectionnez cette personne dans la liste :
      remarques :
      • Si vous souhaitez supprimer une entreprise ou une personne, cliquez sur l'icône Supprimer icon-permissions-no-access-x.png en face de l'entreprise ou de la personne.
      • Si vous souhaitez supprimer toutes les entreprises ou personnes, cliquez sur Tout effacer dans le menu déroulant. 
  3. Pour chaque personne que vous avez choisi d'ajouter, procédez comme suit :
    • Modèle d'autorisation . Sélectionnez le modèle d'autorisation souhaité dans la liste ou choisissez « Appliquer un modèle ultérieurement ».
      Important !
      Il s'agit d'un paramètre obligatoire pour tous les utilisateurs que vous avez l'intention d'ajouter. Pour savoir comment les sélections de cette liste sont créées, voir Gérer les modèles d'autorisation de projet .
    • Rôle du projet: sélectionnez le rôle du projet de l'utilisateur. La sélection que vous faites ici répertorie la personne pour chaque rôle sélectionné dans la page d'accueil du projet. Pour savoir comment les sélections de cette liste sont créées, consultez la section Ajouter un rôle de projet personnalisé.
  4. Cliquez sur Suivant.
    Une bannière VERTE apparaît en haut de la page pour confirmer le nombre d'entreprises et de personnes ajoutées.

Charger des plans

  1. Vérifiez que Plans est en surbrillance.
  2. Procédez comme suit :

    upload-drawings.gif
    • Pour savoir comment formater des plans avant de les charger dans un projet, voir Comment puis-je améliorer la précision de la reconnaissance optique de caractères sur mes plans ?
    • Pour ignorer cette étape et charger les plans de votre projet ultérieurement, cliquez sur Ignorer. Lorsque vous êtes prêt à charger vos plans, voir Charger des plans.
      • Joindre des fichiers : cliquez sur ce bouton pour choisir l'une des options suivantes : Charger un fichier depuis votre ordinateur, Sélectionner un fichier à partir de Procore, ou si vous avez activé l'intégration de Box, Sélectionner un fichier à partir de Box.
        OU
        Faites glisser-déposer les fichiers. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur ou réseau vers cette zone de la page. 
      • Nom du lot. Saisissez le nom du lot de plans. 
      • Date du lot. Sélectionnez une date pour le lot de plans dans le calendrier.
      • Date de plan par défaut : sélectionnez une date pour les plans dans le calendrier.
      • Date de réception par défaut. Sélectionnez la date de réception du ou des plans dans le calendrier.
  3. Cliquez sur Suivant.
    Le système traite les plans en arrière-plan.
    Remarque : Il n'est PAS nécessaire d'attendre la fin du chargement. Une fois celui-ci terminé, le système vous envoie une notification par e-mail automatisée avec pour ligne d'objet « Chargement du plan terminé ». Pour savoir comment réviser et publier vos plans, voir Réviser et confirmer les plans, puis Publier des plans.

Charger le cahier des charges

  1. Vérifiez que Cahier des charges est en surbrillance.
    Remarques :
    • Pour ignorer cette étape et charger un cahier des charges par la suite, cliquez sur Ignorer. L'assistant de création de projet se ferme.
    • Lorsque vous êtes ensuite prêt(e) à charger votre cahier des charges ultérieurement, consultez Charger le cahier des charges.
  2. Procédez comme suit :

    upload-specs-pdf-only.png

    Remarques :
    • Pour savoir comment formater un cahier des charges avant de le charger dans un projet, voir Comment puis-je améliorer la précision de l'identification de la section du cahier des charges ?
      • Joindre des fichiers. Cliquez sur ce bouton pour choisir parmi l'une des options suivantes : Charger un fichier depuis votre ordinateur, Sélectionner un fichier à partir de Procore, ou si vous avez activé l'intégration de Box, Sélectionner un fichier à partir de Box.
        OU
      • Faites glisser-déposer les fichiers. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur ou réseau vers cette zone de la page. 
      • Nom du lot. Entrez le nom du lot. 
      • Date du lot. Sélectionnez une date pour le lot dans le calendrier.
      • Date d'émission par défaut. Sélectionnez une date pour le ou les fichiers dans le calendrier.
      • Date de réception par défaut. Sélectionnez la date de réception du ou des fichiers dans le calendrier.
  3. Cliquez sur Suivant.
    Le système traite le chargement du cahier des charges.
    Remarque : Il n'est PAS nécessaire d'attendre la fin du chargement. Une fois celui-ci terminé, le système vous envoie une notification par e-mail automatisée avec pour ligne d'objet « Chargement du plan terminé ». Pour savoir comment réviser et publier votre cahier des charges, voir Réviser et publier le cahier des charges.

Charger le planning

  1. Assurez-vous que le planning est en surbrillance.
    Remarques :
  2. Procédez comme suit :

    prototype-upload-schedule.png
  3. Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers, puis localisez le fichier de planning dans votre ordinateur ou réseau. Cliquez ensuite sur Ouvrir.
    Remarques :
    • L'assistant de création de projet prend uniquement en charge le chargement de fichiers via votre navigateur web. Pour l'instant, il ne prend pas en charge les chargements de fichiers enregistrés dans l'outil Documents au niveau projet.
    • Pour enregistrer un fichier de planning dans l'outil Documents, puis le charger, consultez « Chargement de fichiers via des documents Procore » dans Charger un fichier de planning de projet dans l'application web de Procore.
    • Vous pouvez également charger un fichier de planning à l'aide de Procore Drive. Pour plus de détails, voir Planning dans le Guide de l'utilisateur de Procore Drive.
  4. Cliquez sur Suivant.