Entreprise spécialisée
Table des matières
Guide de l'utilisateur Gestion financière
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Pour les entrepreneurs spécialisésCe guide de l'utilisateur fournit aux entrepreneurs spécialisés des informations sur la façon d'utiliser les outils Finances de Procore pour rationaliser vos processus financiers tout au long du cycle de vie de votre projet. Dans ce guide, vous apprendrez notamment : |
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Configuration du code budgétaire
La première étape lors de la configuration des outils Finances de projet de Procore dans Procore consiste à vérifier que votre entreprise et votre projet sont configurés avec une structure de codes budgétaires qui fonctionne pour votre entreprise spécifique. Dans la structure de découpage du projet de Procore, les codes budgétaires sont le bloc de construction de base pour les postes financiers de votre budget. À l'aide de codes budgétaires, vous pouvez créer un budget granulaire ou aussi basique que vous le souhaitez.
Si vous êtes un entrepreneur spécialisé, Procore recommande ce qui suit :
- Créer la structure de découpage du projet de votre entreprise . Travaillez avec les parties prenantes de votre entreprise pour décider si vous souhaitez utiliser la structure de découpage du projet par défaut de Procore ou si vous souhaitez personnaliser votre structure de découpage du travail pour le compte de votre entreprise. Pour en savoir plus, voir Créer la structure de découpage du projet de votre entreprise .
- Créer la structure de découpage du projet de votre projet . Décidez si vous souhaitez utiliser la structure de découpage du projet de votre entreprise sur vos projets ou si vous souhaitez personnaliser la structure de découpage du projet au niveau projet. Vous pouvez inclure le segment facultatif « Sous-projet » au niveau projet. Pour en savoir plus, voir Créer la structure de découpage du projet de votre projet .
Configuration du budget
L'outil Budget de Procore aide votre équipe de projet à gérer efficacement le budget de votre projet. Il est conçu pour aider votre équipe à prendre des décisions financières éclairées, à suivre les dépenses par rapport à votre budget en temps réel, à analyser les instantanés historiques, à saisir des prévisions détaillées et à offrir une visibilité plus approfondie de la situation financière de votre projet. À l'aide de codes budgétaires, vous pouvez créer un budget aussi granulaire ou aussi basique que vous le souhaitez.
- Ajouter les données budgétaires de votre projet . Lorsque vous démarrez un projet, la première étape consiste à configurer un budget dans un nouveau projet Procore . Vous pouvez choisir parmi deux méthodes : (1) Ajouter un poste budgétaire directement dans l'outil Budget ou (2) Télécharger et remplir un modèle de budget et suivre les étapes pour Importer un budget .
- Configurer les vues du budget de votre projet . Après avoir ajouté les données budgétaires de votre projet, votre administrateur Procore souhaitera peut-être explorer nos vues de budget dynamiques et personnalisables. Pour plus de détails, voir Configurer une nouvelle vue du budget . Vous pouvez configurer une ou plusieurs vues du budget, ainsi qu'une grande variété de colonnes de données, telles que Montant du budget initial , Modifications budgétaires , Budget révisé , Modifications budgétaires en attente , etc. Vous pouvez également gérer et surveiller activement le budget de votre projet à l'aide de la fonction « Prévision jusqu'à l'achèvement ». Pour plus de détails, voir Utiliser la fonction Prévision jusqu'à l'achèvement .
- Utiliser les données recueillies sur le chantier pour suivre les coûts de main-d'œuvre et les quantités produites. Pour les clients qui ont acheté les outils Gestion de la main-d'œuvre et Productivité du chantier de Procore, votre budget peut être défini automatiquement. Voir Productivité du chantier et Finances : Guide de configuration.
- Réaffecter des fonds d'un poste à un autre à l'aide de modifications budgétaires . Utilisez la fonction de modifications budgétaires pour transférer de l'argent entre les codes budgétaires. Par exemple, si vous réalisez des économies liées à un code budgétaire parce qu'il a été inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu'un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez réaffecter des fonds du premier code budgétaire et les ajouter au dernier code budgétaire en tant que contingence. Les modifications budgétaires n'apparaissent que dans l'outil Budget, vos fournisseurs ne verront donc pas vos ajustements internes. Pour plus de détails, voir Créer des modifications budgétaires
Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Budget, voir Budget .
Outil Contrats client
Après avoir configuré l'outil Budget, vous pouvez commencer à créer un ou plusieurs contrats client pour votre projet. Avec l'outil Contrats client, votre équipe peut remplacer les piles de papier et les coûts d'impression élevés par un emplacement central pour la gestion numérique des contrats.
- Configurer votre contrat client . Alors que la plupart des clients de Procore créent un seul contrat client pour un seul projet de construction, les équipes de projet ont la possibilité de créer plusieurs contrats client dans l'outil Contrats client. Pour plus de détails, voir Créer des contacts client . Semblable au budget, vous pouvez également choisir parmi deux méthodes pour configurer votre contrat client : (1) vous pouvez mettre à jour manuellement la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat client ou (2) vous pouvez importer une ventilation des coûts d'un contrat client à partir d'un fichier CSV. Fichier . Lorsque vous avez terminé la configuration initiale, approuvez-la simplement. Voir Approuver un contrat client .
Conseil
Votre projet de construction comporte-t-il plusieurs sources de financement ou exigences de facturation progressive ?Découvrez pourquoi certains entrepreneurs spécialisés décident de créer plusieurs contrats clients pour leur projet Procore. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de diviser la portée des travaux d'un projet en plusieurs phases ou étapes. Cependant, cela présente quelques considérations. Pour plus d'informations, voir Existe-t-il des limitations du système lorsque les projets ont plusieurs contrats clients ?
Une autre façon de gérer ces types d'exigences consiste à utiliser la fonction Sous-projet. Pour en savoir plus, voir Quelle est la différence entre un projet, un projet principal et un sous-projet ?
- Créer et gérer des factures du maître d'ouvrage . Une fois que votre contrat client est défini et que vous avez configuré l'outil Engagements comme décrit ci-dessous, vous pouvez également créer et gérer vos factures au maître d'ouvrage. Une facture au maître d'ouvrage est un enregistrement détaillé d'une transaction financière entre votre client et vous. En règle générale, la ventilation détaillée est dictée par l'entrepreneur général, puis vous lui soumettez les données de votre facture, afin qu'il puisse ensuite soumettre sa facture au maître d'ouvrage du projet lorsque le paiement est dû. Voir Créer une facture du maître d'ouvrage .
- Créer un registre des paiements reçus . Après avoir reçu votre paiement, vous pouvez également créer un registre pour suivre les paiements que vous avez reçus. Pour plus de détails, voir Créer un paiement reçu .
Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Contrats client, voir Contrats client .
Outil Engagements
Une fois que vos contrats sont approuvés et terminés dans l'outil Contrats clients, vous pouvez commencer à configurer les engagements de votre projet. En règle générale, vous créez des engagements lorsque votre entreprise sous-traite des travaux.
Dans Procore, vous pouvez créer deux types d'« engagements » : les contrats de sous-traitance et les bons de commande.
- Configurer la configuration, les dates, les listes de distribution et les paramètres de votre contrat . L'administrateur Procore de votre entreprise peut définir avec vous la configuration du contrat par défaut de votre projet. Il s'agit d'une étape importante avant de commencer à créer des engagements sur un projet. Vous pouvez choisir le nombre de niveaux d'ordre de changement pour vos engagements. Vous pouvez également activer par défaut diverses dates à utiliser dans vos contrats. Les paramètres incluent également les paramètres de liste de distribution par défaut, vos méthodes comptables par défaut, la définition d'un pourcentage de retenue de garantie (le cas échéant) et la décision d'activer la marge financière ou les paiements par défaut. Pour plus de détails, voir Configurer les paramètres : engagements .
- Créer les bons de commande de votre projet . Dans Procore, un bon de commande est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur spécialisé) et émis à un « vendeur » (par exemple, un fournisseur) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties. Voir Créer un bon de commande .
Conseil
Dans Procore, les bons de commande et les contrats de sous-traitance sont utilisés exclusivement pour facturer des coûts prédéterminés enregistrés dans le budget de votre projet. Il est important de noter que les bons de commande ne sont pas conçus pour servir de compte de fonctionnement. Par exemple, si la pratique de votre entreprise consiste à créer une facture pour payer vos bons de commande au fur et à mesure que les éléments sont livrés, vous devrez créer un coût direct au lieu d'un bon de commande. Voir Outil Coûts directs.
- Créer les contrats de sous-traitance de votre projet . Un contrat de sous- traitance est un accord contractuel entre l'entreprise contractante et les sous-traitants qui exécutent la portée des travaux. Dans Procore, il existe deux façons de créer un contrat de sous-traitance : (1) vous pouvez attribuer un appel d'offres et le convertir en contrat de sous-traitance , ou vous pouvez (2) créer directement un contrat de sous-traitance dans l'outil Engagements.
- Créer des factures de sous-traitant et gérer les contacts de facturation. À l'aide de l'outil Engagements ou Facturation proportionnelle, vous pouvez également créer une facture pour le compte d'un contact de facturation ou fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les autorisations appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » dans l'outil Engagements peuvent également utiliser ces autorisations pour gérer les factures avec l' outil Facturation proportionnelle.
- Créer un registre des paiements effectués. Une fois que vous avez commencé à émettre des paiements sur votre projet, vous pouvez créer un registre pour suivre les paiements que vous avez émis. Vos rapports budgétaires et budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Voir Ajouter des paiements effectués.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Engagements, voir Engagements .
Outils Gestion des changements
Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore. Vous pouvez créer deux types d'ordres de changement dans Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Ordres de changement avec événements de changement ou (2) Ordres de changement sans événements de changement.
Ordres de changement avec événements de changement
La création d'un événement de changement vous permet de vous préparer à l'impact du changement avant qu'il ne devienne un coût réel - ce qui est un élément important de la stratégie de gestion des contrats d'un entrepreneur spécialisé lors de l'embauche de sous-traitants externes pour effectuer des tâches.
Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez créer une DDD (Demande de devis), qui sera envoyée aux sous-traitants appropriés pour tarification. Une fois les DDD créées et que les sous-traitants assignés y ont répondu, les ordres de changement peuvent être créés en fonction du devis soumis.
- Configurer vos paramètres de niveau d'ordre changement. Vous pouvez choisir entre un paramètre d'ordre de changement à un (1) -, deux (2) - ou trois (3) niveaux. Chaque niveau ajoute une couche au flux de travail global de gestion des changements de votre équipe. Un nombre de niveaux plus bas signifie un flux de travail plus simple. Un nombre de niveaux plus élevé signifie un flux de travail plus complexe pour votre équipe, mais lui donne plus de contrôle sur les changements. Les paramètres un (1) ou deux (2) niveaux sont les plus couramment utilisés par les utilisateurs de Procore.
Une fois que vous avez décidé quel paramètre de niveau utiliser, vous pouvez continuer à Configurer le nombre de niveaux d'ordre de changement au contrat client et Configurer le nombre de niveaux d'ordre de changement de l'engagement .
Exemple
Un exemple courant de cas d'utilisation de niveau contrat client (2) est lorsque vous souhaitez imiter le regroupement des ordres de changement de votre entrepreneur général dans votre compte Procore. Si vous avez tendance à émettre des ordres de changement immédiatement et à les facturer un par un (quel que soit le groupe d'approbations), un paramètre d'ordre de changement à un (1) niveau peut être le meilleur choix. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement ? - Créer des événements de changement . Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte (ou affecte potentiellement) la portée d'origine d'un projet de construction. Il existe de nombreuses façons de créer des événements de changement dans Procore. En plus d'utiliser l'outil Événements de changement (voir Créer un événement de changement ), vous pouvez également utiliser n'importe quelle option disponible dans les outils Procore pris en charge ou à l'aide de la plate-forme mobile de Procore. Pour plus de détails sur ces options, consultez Quels outils Procore puis-je utiliser pour créer un événement de changement ?
- Créer des DDD à partir d'événements de changement et réviser les réponses à la DDD . Si vous devez créer une DDD pour que vos sous-traitants soumettent la tarification, voir Créer des DDD à partir d'un événement de changement. Vous pouvez ensuite consulter les devis de votre sous-traitant pour déterminer si vous souhaitez poursuivre la création d'un ordre de changement. Voir Réviser les réponses à la DDD .
- Créer des ordres de changement. Vous pouvez créer deux types d'ordres de changement dans Procore :
- Un ordre de changement de l'engagement (OCE) peut être créé avant ou après l'envoi d'une réponse à la DDD. Voir Créer un OCE à partir d'un événement de changement .
- Un ordre de changement potentiel (OCP) peut être créé avant ou après l'envoi d'une réponse à la DDD. Voir Créer un OCP à partir d'un événement de changement .
Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Événements de changement, voir Événements de changement .
Ordres de changement sans événements de changement
Lorsque l'outil Événements de changement est désactivé, votre équipe crée des modifications à l'aide des outils Engagements et Contrats client. La plupart des ordres de changement commencent par un ordre de changement potentiel qui serait généré dans l'outil Contrats client. Vous trouverez ci-dessous une description du processus lorsque les trois (3) niveaux sont activés pour les ordres de changement de contrat client.
- Créer un ordre de changement potentiel . Créez un ordre de changement potentiel pour décrire tout changement potentiel des coûts qui pourrait affecter le contrat. Lorsque vous remplissez une ventilation des coûts (VDC) pour un ordre de changement potentiel, vous avez la possibilité de sélectionner un code budgétaire et de saisir le montant en dollars. Idéalement, il s'agit d'un code budgétaire déjà présent dans le budget. Vous pouvez donc voir l'augmentation du budget dans l'onglet Budget. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client .
- Créer un ordre de changement de l'engagement . Après avoir créé un ordre de changement potentiel, vous pouvez créer un ordre de changement avec engagement qui agit comme une demande de tarification auprès du sous-traitant qui sera responsable de la portée des travaux décrite dans l'ordre de changement potentiel. Vous pouvez comparer l'ordre de changement avec engagement à l'ordre de changement potentiel correspondant et afficher l'écart entre les deux. Voir Créer un ordre de changement de l'engagement à partir d'un ordre de changement potentiel .
- Créer une demande d'ordre de changement . Après avoir créé des ordres de changement potentiels, vous pouvez les intégrer dans des demandes d'ordre de changement. Les demandes d'ordre de changement sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisées pour soumettre des ordres de changement potentiels individuels ou pour regrouper des ordres de changement potentiels afin de rationaliser le processus de révision et d'approbation. Voir Créer une demande d'ordre de changement pour un contrat client .
- Créer un ordre de changement au contrat client . Les ordres de changement dont le statut est défini sur « En attente » apparaîtront dans la colonne « Modifications budgétaires en attente » de l'outil Budget du projet. Les OCCC approuvés peuvent être ajoutés aux factures du maître d'ouvrage. Une fois que vous avez marqué l'ordre de changement au contrat client comme approuvé, le montant total du changement est reflété dans la colonne « OC approuvés » de l'outil Budget. Voir Créer un ordre de changement au contrat client .
- Créer un ordre de changement de l'engagement . Un ordre de changement de l'engagement décrit les variations de coûts qui affectent le contrat entre l'entreprise contractante et un fournisseur ou un sous-traitant. Une fois que vous avez marqué l'ordre de changement de l'engagement comme approuvé, la variation en dollars est reflétée dans la colonne « Coûts engagés » de l'outil Budget. Les ordres de changement d'engagement et d'engagement potentiel dont le statut est « En attente » s'afficheront dans la colonne « Changements de coûts en attente » de l'outil Budget. Voir Créer un ordre de changement de l'engagement .
Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Ordres de changement, voir Ordres de changement .
Outil Facturation progressive
L'outil Facturation progressive de Procore utilise l'autorisation utilisateur accordée dans l'outil Engagements et contrats client. Au fur et à mesure que votre projet avance et que les contrats sont créés et approuvés, les sous-traitants peuvent vous facturer les travaux terminés via des factures de sous-traitant. Vous pouvez également créer des factures au maître d'ouvrage, qui peuvent ensuite être envoyées par e-mail au maître d'ouvrage ou à la partie responsable de l'approbation du paiement.
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Gérer les périodes de facturation . Si vous sous-traitez des travaux, la période de facturation définit le cycle de facturation utilisé pour la facturation proportionnelle appliquée aux sous-traitants de votre projet. En plus de définir la fréquence de la période de facturation (par exemple, mensuelle ou hebdomadaire), il définit également la date de début de la période de facturation, la date d'échéance de la facture et la date de fin de la période de facturation. Pour savoir comment créer une période de facturation avec l'outil Facturation progressive, voir Créer des périodes de facturation manuelle et Créer des périodes de facturation automatique .
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Créer et gérer la facturation progressive . Avec l'outil Facturation progressive, vous pouvez limiter les autorisations d'utilisateur à votre équipe de projet et Créer une facture au nom d'un contact de facturation ou vous pouvez fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les autorisations appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance . Ensuite, lorsque vous êtes prêt à ce que vos sous-traitants vous facturent leur travail, vous pouvez envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation et vos sous-traitants peuvent alors soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation . Vous pouvez ensuite réviser et approuver ces facturations.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Facturation, voir Facturation progressive .