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Procore

Guide de l’utilisateur Gestion financière : Entreprise spécialisée

Vue d'ensemble

 

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Pour les entrepreneurs spécialisés

Ce guide de l'utilisateur fournit aux entrepreneurs spécialisés des informations sur la façon d'utiliser les outils Finances de Procore pour rationaliser vos processus financiers tout au long du cycle de vie de votre projet.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :

  • Comment configurer votre structure des codes budgétaires. Apprenez les bases de la mise en place d’une structure des codes budgétaires d’entreprise et/ou d’un projet à l’aide de la fonction Structure de découpage du projet de Procore. Voir Configuration des codes budgétaires.
  • Comment ajouter ou importer un budget de projet précis. Découvrez comment ajouter des postes budgétaires à votre projet, configurer et affecter des vues du budget à votre projet, et comment configurer une vue de prévisions pour identifier et suivre les coûts critiques du projet. Utilisez les données recueillies sur le terrain pour suivre les coûts de main-d’œuvre de votre projet et pour enregistrer les quantités produites dans votre budget. Découvrez comment créer des changements budgétaires pour réaffecter des fonds d’un poste budgétaire à un autre.  Voir Configuration du budget.
  • Comment créer un ou plusieurs contrat(s) client(s) pour votre projet. Configurez votre outil de contrat et découvrez les éléments à prendre en compte si votre projet comporte plusieurs sources de financement ou méthodes de livraison. Gérer le processus de facturation EG/client et créer un registre des paiements reçus. Voir l’outil Contrats clients.
  • Comment gérer les contrats d’engagement de votre projet. Découvrez les paramètres de configuration de l’outil Engagements et comment créer des engagements pour vos collaborateurs en aval. Désignez des contacts de facturation pour soumettre des factures en fonction de ces engagements et créez un registre des paiements émis. Voir Engagements.
  • Comment améliorer la supervision et la gestion des changements de projet. Choisissez entre gérer les ordres de changement avec ou sans l’outil Événements de changement. Configurez vos paramètres de niveau d’ordre de changement pour vos contrats. Apportez la gestion du changement sur le chantier, en facilitant des approbations plus rapides, une communication plus précise et en éliminant la nécessité de procéder avec des risques. Voir Outils de gestion des changements.
  • Comment administrer les facturations proportionnelles pour les sous-traitants de votre projet. Définissez vos périodes de facturation et choisissez la méthode souhaitée pour votre projet pour créer et soumettre des facturations proportionnelles. Voir Facturations proportionnelles.
  • Comment gérer les coûts directs de votre projet. Découvrez comment gérer les coûts non associés à vos bons de commande et à vos engagements. Voir Coût direct.

Configuration du code budgétaire

La première étape lors de la configuration des outils Finances de Procore dans Procore consiste à vérifier que votre entreprise et votre projet sont configurés avec une structure des codes budgétaires qui fonctionne pour votre entreprise spécifique. Dans la structure de découpage du projet de Procore, les codes budgétaires sont la pierre angulaire des postes financiers de votre budget. Grâce à l’utilisation des codes budgétaires, vous pouvez créer un budget granulaire ou aussi simple que vous le souhaitez. 

Si vous êtes un entrepreneur spécialisé, Procore recommande ce qui suit :

  1. Créez la structure de découpage du projet de votre entreprise. Travaillez avec les parties prenantes de votre entreprise pour décider si vous souhaitez utiliser la structure de découpage du projet par défaut de Procore ou si vous souhaitez personnaliser votre structure de découpage du projet pour le compte de votre entreprise. Pour en savoir plus, voir Créer La structure de découpage du projet de votre entreprise.
  2. Créez la structure de découpage du projet de votre projet. Décidez si vous souhaitez utiliser la structure de découpage du projet de votre entreprise sur vos projets ou si vous souhaitez personnaliser la structure de découpage du projet au niveau projet. Vous pouvez inclure le segment facultatif « Sous-projet » au niveau projet. Pour en savoir plus, voir Créer la structure de découpage du projet de votre projet.

Configuration du budget

L’outil Budget de Procore aide votre équipe de projet à gérer efficacement le budget de votre projet. Il est conçu pour aider votre équipe à prendre des décisions financières éclairées, à suivre les dépenses par rapport à votre budget en temps réel, à analyser des instantanés historiques, à saisir des prévisions détaillées et à offrir une visibilité plus approfondie sur le statut financier de votre projet.  Avec l’utilisation des codes budgétaires, vous pouvez créer un budget aussi granulaire ou aussi basique que vous le souhaitez.

  • Ajoutez les données budgétaires de votre projet. Lorsque vous vous lancez dans un projet, la première étape consiste à configurer un budget dans un nouveau projet Procore. Vous pouvez choisir entre deux méthodes : (1) Ajouter un poste budgétaire directement à l’outil Budget ou (2) télécharger et remplir un modèle de budget et suivre les étapes d’importation d’un budget
  • Configurez les vues du budget de votre projet. Après avoir ajouté les données budgétaires de votre projet, votre administrateur Procore souhaitera peut-être explorer nos vues du budget dynamiques et personnalisables. Pour plus de détails, voir Configurer une nouvelle vue du budget. Vous pouvez configurer une ou plusieurs vues du budget, ainsi qu’une grande variété de colonnes de données, telles que Montant du budget initialModifications budgétairesBudget réviséModifications budgétaires en attente, etc. Vous pouvez également gérer et surveiller activement le budget de votre projet à l’aide de la fonction « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Pour plus d’informations, voir Utiliser la fonction Prévision jusqu’à l’achèvement
  • Utiliser les données recueillies sur le terrain pour suivre les coûts de main-d’œuvre et les quantités produites. Pour les clients qui ont acheté les outils Gestion de la main-d’œuvre et Suivi des ressources de Procore, votre budget peut être défini automatiquement. Voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.
  • Réaffecter des fonds d’un poste à un autre à l’aide des modifications budgétaires. Utilisez la fonction de modifications budgétaires pour transférer de l’argent entre les codes budgétaires. Par exemple, si vous avez des économies de coûts liées à un code budgétaire parce qu’il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu’un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez réaffecter les fonds du premier code budgétaire et les ajouter au dernier code budgétaire en tant que contingence. Les modifications budgétaires n’apparaissent que dans l’outil Budget, de sorte que vos fournisseurs ne verront pas vos ajustements internes. Pour plus de détails, voir Créer des changements budgétaires

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Budget, consultez Budget.

Outil Contrats clients

Après avoir configuré l’outil Budget, vous pouvez commencer à créer un ou plusieurs contrats clients pour votre projet. Avec l’outil Contrats clients, votre équipe peut remplacer les piles de papier et les coûts d’impression coûteux par un emplacement central pour la gestion numérique des contrats. 

  • Configurez votre contrat client.  Alors que la plupart des clients Procore créent un seul contrat client pour un seul projet de construction, les équipes de projet ont la possibilité de créer plusieurs contrats clients dans l’outil Contrats clients. Pour plus de détails, voir Créer des contacts clients. Comme pour le budget, vous pouvez également choisir parmi deux méthodes pour configurer votre contrat client : (1) vous pouvez mettre à jour manuellement la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat client ou (2) vous pouvez importer une ventilation des coûts d’un contrat client à partir d’un fichier CSV. Une fois la configuration initiale terminée, il suffit de l’approuver. Voir Approuver un contrat client.
     Conseil

    Votre projet de construction a-t-il plusieurs sources de financement ou exige-t-il une facturation proportionnelle ?  Découvrez pourquoi certains entrepreneurs spécialisés décident de créer plusieurs contrats clients sur leur projet Procore. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de diviser la portée du travail sur un projet en plusieurs phases ou étapes, mais cela présente quelques considérations.  Pour plus d’informations, voir Existe-t-il des limitations système lorsque les projets comportent plusieurs contrats client ? 

    Une autre façon de gérer ces types d'exigences consiste à utiliser la fonction Sous-projet. Pour en savoir plus, voir Quelle est la différence entre un projet, un projet principal et un sous-projet ? 

  • Créer et gérer les factures au maître d’ouvrage. Une fois que votre contrat client est défini et que vous avez configuré l’outil Engagements comme décrit ci-dessous, vous pouvez également créer et gérer vos factures au maître d’ouvrage. Une facture au maître d’ouvrage est un enregistrement détaillé d’une transaction financière entre votre client et vous. En règle générale, la ventilation détaillée est dictée par l’entrepreneur général, puis vous lui soumettez vos données de facturation, afin qu’il puisse ensuite soumettre sa facture au maître d’ouvrage du projet lorsque le paiement est dû. Voir Créer une facture au maître d’ouvrage.
  • Créez un registre des paiements reçus.  Après avoir reçu votre paiement, vous pouvez également créer un registre pour suivre les paiements que vous avez reçus. Pour plus de détails, consultez Créer un paiement reçu.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Contrats clients, voir Contrats clients.

Outil Engagements

Une fois vos contrats approuvés et terminés dans l’outil Contrats clients, vous pouvez commencer à configurer les engagements de votre projet. En règle générale, vous créez des engagements lorsque votre entreprise sous-traite des travaux. 

Dans Procore, vous pouvez créer deux types d'« engagements » : les contrats de sous-traitance et les bons de commande.

  • Configurez la configuration, les dates, les listes de distribution et les paramètres de votre contrat. L’administrateur Procore de votre entreprise peut vous aider à définir la configuration de contrat par défaut de votre projet. Il s’agit d’une étape importante avant de commencer à créer des engagements sur un projet. Vous pouvez choisir le nombre de niveaux d’ordre de changement pour vos engagements. Vous pouvez également activer une variété de dates à utiliser sur vos contrats par défaut. Les paramètres incluent également les paramètres par défaut de la liste de distribution, vos méthodes comptables par défaut, la définition d’un pourcentage de retenue de garantie (le cas échéant) et la décision d’activer la marge financière ou les paiements par défaut. Pour plus de détails, voir Configurer les paramètres : engagements
  • Créez les bons de commande de votre projet. Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d’approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur spécialisé) et émis à un « vendeur » (par exemple, un fournisseur) pour couvrir le coût d’un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties. Voir Créer un bon de commande
     Conseil

    Dans Procore, les bons de commande et les contrats de sous-traitance sont utilisés exclusivement pour facturer des coûts prédéterminés enregistrés dans le budget de votre projet. Il est important de noter que les bons de commande ne sont pas conçus pour être utilisés comme un onglet courant. Par exemple, si la pratique de votre entreprise consiste à créer une facture pour payer vos bons de commande au fur et à mesure que les articles sont livrés, vous souhaiteriez créer un coût direct au lieu d’un bon de commande. Voir Outil Coûts directs

  • Créez les contrats de sous-traitance de votre projet. Un contrat de sous-traitance est un accord contractuel entre l’entreprise contractante et les sous-traitants qui exécutent la portée des travaux. Dans Procore, il existe deux façons de créer un contrat de sous-traitance : (1) vous pouvez attribuer un appel d’offres gagnant et le convertir en contrat de sous-traitance, ou vous pouvez (2) directement créer un contrat de sous-traitance dans l’outil Engagements. 
  • Créer des factures de sous-traitants et gérer les contacts de facturation. À l’aide de l’outil Engagements ou Facturation proportionnelle, vous pouvez également créer une facture au nom d’un contact de facturation ou fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les autorisations appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou Sous-traiter Les utilisateurs disposant de l’autorisation « Admin » dans l’outil Engagements peuvent également utiliser ces autorisations pour gérer les factures avec l’outil Facturation proportionnelle
  • Créez un registre des paiements émis.  Une fois que vous avez commencé à émettre des paiements pour votre projet, vous pouvez créer un registre pour suivre les paiements que vous avez émis. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Voir Ajouter des paiements émis

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Engagements, voir Engagements.

Outils Gestion des changements

Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore.  Vous pouvez créer deux types d’ordres de changement dans Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Ordres de changement avec événements de changement ou (2) Ordres de changement sans événements de changement.

Ordres de changement avec événements de changement

La création d'un événement de changement vous permet de vous préparer à l'impact du changement avant qu'il ne devienne un coût réel - ce qui est un élément important de la stratégie de gestion des contrats d'un entrepreneur spécialisé lors de l'embauche de sous-traitants externes pour effectuer des tâches.

Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez créer une DDD (Demande de devis), qui sera envoyée aux sous-traitants appropriés pour tarification. Une fois les DDD créées et que les sous-traitants assignés y ont répondu, les ordres de changement peuvent être créés en fonction du devis soumis.

  • Configurer vos paramètres de niveau d'ordre changement. Vous pouvez choisir entre un paramètre d'ordre de changement à un (1) -, deux (2) - ou trois (3) niveaux. Chaque niveau ajoute une couche au flux de travail global de gestion des changements de votre équipe. Un nombre de niveaux plus bas signifie un flux de travail plus simple. Un nombre de niveaux plus élevé signifie un flux de travail plus complexe pour votre équipe, mais lui donne plus de contrôle sur les changements. Les paramètres un (1) ou deux (2) niveaux sont les plus couramment utilisés par les utilisateurs de Procore.
    Exemple
    Un exemple courant de cas d’utilisation d’un contrat client (2) niveaux est lorsque vous souhaitez imiter le regroupement des ordres de changement de votre entreprise générale dans votre compte Procore.  Si vous avez tendance à émettre des ordres de changement immédiatement et à les facturer un par un (quel que soit le lot d’approbation), un paramètre d’ordre de changement à (1) niveau peut être le meilleur choix. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d’ordre de changement ?
    Une fois que vous avez choisi quel paramètre de niveau utiliser, vous pouvez configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement du contrat client et configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement de l’engagement.
  • Créer des événements de changement. Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte (ou affecte potentiellement) la portée initiale d’un projet de construction. Il existe de nombreuses façons de créer des événements de changement dans Procore. En plus d’utiliser l’outil Événements de changement (voir Créer un événement de changement), vous pouvez également utiliser l’une des options disponibles dans les outils Procore pris en charge ou en utilisant la plateforme mobile de Procore. Pour plus de détails sur ces options, voir Quels outils Procore puis-je utiliser pour créer un événement de changement ? 
  • Créer des DDD à partir d’événements de changement et réviser les réponses aux DDD. Si vous devez créer une DDD pour que vos sous-traitants soumettent une tarification, voir Créer des DDD à partir d’un événement de changement. Vous pouvez ensuite réviser les devis de votre sous-traitant pour déterminer si vous souhaitez aller de l’avant avec la création d’un ordre de changement. Voir Réviser les réponses aux DDD
  • Créer des ordres de changement. Vous pouvez créer deux types d'ordres de changement dans Procore : 

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Événements de changement, consultez Événements de changement.

Ordres de changement sans événements de changement

Lorsque l’outil Événements de changement est désactivé, votre équipe crée les modifications à l’aide des outils Engagements et Contrats clients. La plupart des ordres de changement commencent par un ordre de changement potentiel qui serait généré dans l’outil Contrats clients. Vous trouverez ci-dessous une description du processus lorsque les trois (3) niveaux sont activés pour les ordres de changement au contrat client.

  • Créez un ordre de changement potentiel. Créez un ordre de changement potentiel pour décrire tout changement potentiel de coûts qui affecterait le contrat. Lorsque vous remplissez une ventilation des coûts pour un ordre de changement potentiel, vous avez la possibilité de sélectionner un code budgétaire et d’entrer le montant en dollars. Idéalement, il s’agira d’un code budgétaire déjà présent dans le budget, vous pourrez donc voir l’augmentation du budget dans l’onglet Budget. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client.
  • Créez un ordre de changement de l’engagement. Après avoir créé un ordre de changement potentiel, vous pouvez créer un ordre de changement d’engagement qui fait office de demande de devis auprès du sous-traitant qui est responsable de l’étendue des travaux décrits dans l’ordre de changement potentiel. Vous pouvez comparer l’ordre de changement de l’engagement à l’ordre de changement potentiel correspondant et examiner l’écart entre les deux. Voir Créer un ordre de changement de l’engagement à partir d’un ordre de changement potentiel.  
  • Créez une demande d’ordre de changement. Une fois que vous avez créé des ordres de changement potentiels, vous pouvez les transformer en demandes d’ordre de changement. Les demandes d’ordre de changement sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisées pour soumettre des ordres de changement potentiels individuels ou pour regrouper des ordres de changement potentiels afin de rationaliser le processus de révision et d’approbation. Voir Créer une demande d’ordre de changement pour un contrat client
  • Créer un ordre de changement au contrat client.  Les ordres de changement dont le statut est défini sur « En attente » s’affichent dans la colonne « Changements budgétaires en attente » de l’outil Budget du projet. Les OCCC approuvés peuvent être ajoutés aux factures au maître d’ouvrage. Une fois que vous avez marqué l’ordre de changement au contrat client comme approuvé, le changement de montant total en dollars sera reflété dans la colonne « OC approuvés » de l’outil Budget. Voir Créer un ordre de changement au contrat client.
  • Créez un ordre de changement de l’engagement. Un ordre de changement de l’engagement décrit les variations des coûts qui affectent le contrat entre l’entreprise contractante et un fournisseur ou un sous-traitant. Une fois que vous avez marqué l’ordre de changement de l’engagement comme approuvé, le changement en dollars est reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les ordres de changement potentiels de l’engagement dont le statut est « En attente » s’affichent dans la colonne « Changements de coûts en attente » de l’outil Budget.  Voir Créer un ordre de changement de l’engagement.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Ordres de changement, voir Ordres de changement.

Outil Facturations proportionnelles

L’outil Facturations proportionnelles de Procore utilise l’autorisation d’utilisateur accordée dans l’outil Engagements et Contrats clients. Au fur et à mesure que votre projet avance et que les contrats sont créés et approuvés, les sous-traitants peuvent vous facturer les travaux terminés via les factures des sous-traitants. Vous pouvez également créer des factures au maître d’ouvrage, qui peuvent ensuite être envoyées par e-mail au maître d’ouvrage ou à la partie responsable de l’approbation du paiement.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Facturation, voir Facturations proportionnelles.

Outil Coûts directs

Dans Procore, le terme coût direct désigne un coût d'un projet de construction qui n'est PAS associé à un engagement. L'outil Coûts directs, vous permet de créer les éléments suivants :

  • Factures. Créez un coût direct pour une facture papier provenant d'un fournisseur sans contrat pour des éléments tels que l'encre d'imprimante, le papier d'ordinateur ou les timbres. 
  • Dépenses. Créez un coût direct pour des dépenses, qui peuvent inclure l'équipement informatique, les téléphones ou la location d'équipement à usage interne. 
  • Paie. Créez un coût direct pour les coûts salariaux mensuels classés par code de coût, de sorte que les montants salariaux soient reflétés chaque mois dans le budget. 

Pour savoir comment créer un coût direct, consultez Créer un coût direct

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Coûts directs, consultez Coûts directs